fbpx

Tuyển dụng lễ tân tòa nhà và những điều cần lưu ý

Lễ tân tòa nhà là gương mặt của công ty, là vị trí mà khách hàng tiếp xúc đầu tiên khi đặt chân đến tòa nhà. Với việc bộ phận lễ tân chỉnh chu, chuyên nghiệp, khéo léo sẽ để lại ấn tượng cực kỳ tốt trong lòng đối tác của quý công ty. Và dĩ nhiên, việc bộ phận lễ tân thiếu chuyên nghiệp cũng sẽ trực tiếp gây ấn tượng xấu.

Chính vì lẽ đó mà nhà tuyển dụng cũng cần lưu ý hơn khi cân đo, đong đếm tuyển chọn cho bộ phận lễ tân; đặc biệt là nhân viên lễ tân tòa nhà. Hiểu được vấn đề đó, vì thế JS đã giúp bạn ghi lại và cho ra bài viết này: Tuyển dụng lễ tân tòa nhà và những điều cần lưu ý!

Bài viết liên quan:

Tuyển dụng lễ tân tòa nhà và những điều cần lưu ý

Bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp

Khi bạn đến thăm văn phòng của tổ chức, lễ tân là người đầu tiên chào đón bạn. Vai trò của họ bao gồm các nhiệm vụ hành chính cũng như hoàn thành các vai trò dịch vụ khách hàng.

Làm cho quý khách hàng cảm thấy như ở nhà, đảm bảo khách truy cập hoặc cuộc gọi đến đúng người trong tổ chức của bạn và lên lịch các cuộc hẹn. Có nghĩa là họ đóng một vai trò quan trọng trong việc vận hành trơn tru các quy trình kinh doanh. Quy trình làm việc của tổ chức.

Do bản chất của vai trò của họ, nhân viên lễ tân đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng tốt ban đầu và nâng cao danh tiếng của tổ chức.

Những việc mà một nhân viên lễ tân tòa nhà cần làm:

  • Luôn có mặt tại quầy lễ tân theo sự sắp xếp của Ban Quản Lý tòa nhà.
  • Tiếp đón và hỗ trợ khách hàng khi đến tham quan, làm việc v.v. tại tòa nhà.
  • Nhận điện thoại và xử lý, lưu trữ theo yêu cầu của quý khách hàng khi gọi đến.
  • Nhận đơn đăng ký, sử dụng các dịch vụ của tòa nhà. Tổng hợp và gửi lại trực tiếp cho Ban Quản Lý.
  • Định kỳ thu thập thông tin, ý kiến của khách hàng. Ghi nhận và chuyển tiếp cho cấp trên xem xét, xử lý, cải thiện.
  • Giám sát, hỗ trợ bộ phận an ninh; nhằm đảm bảo sự an toàn và an ninh của tòa nhà.
  • Giải quyết những việc trong tầm khả năng và phận sự của mình.
  • Thực hiện những công việc được giao theo yêu cầu của người quản lý.

2. Yêu cầu nghiệp vụ của một nhân viên lễ tân tòa nhà

Với một nhân viên lễ tân tòa nhà thì cần những yêu cầu nghiệp vụ tương đối khác so với nhân viên lễ tân nhà hàng, khách sạn v.v. Tuy nhiên về cơ bản thì bạn sẽ cần có những yêu cầu sau:

2.1. Thực hiện nghiệp vụ lễ tân: Đón - tiễn khách, đàm thoại, tư vấn dịch vụ

Tuyển dụng lễ tân tòa nhà và những điều cần lưu ý

Nhiệm vụ thông thường của một lễ tân

Đây là nghiệp vụ cơ bản của một lễ tân nói chung. Không chỉ riêng gì với một lễ tân tòa nhà. Bạn cần luôn xuất hiện và đứng quầy lễ tân để sẵn sàng đón tiếp khách hàng đến, hỗ trợ và tiễn họ đi trịnh trọng, gần gũi.

Giao tiếp, đàm thoại và tư vấn dịch vụ – Gọi chung là giao tiếp sẽ giúp bạn nắm bắt vấn đề của khách hàng khi tìm đến tòa nhà mà mình phụ trách. Hiểu và am hiểu, nhanh nhạy sẽ là những keyword giúp bạn đến gần hơn với khách hàng mình đang đón tiếp.

2.2. Thành thạo ngoại ngữ, tin học văn phòng

a. Thành thạo ngoại ngữ - Tiếng Anh Giao Tiếp tốt

Cần có tiếng Anh tốt – Cơ bản

Ngoại ngữ đối với một nhân viên lễ tân là thực sự rất cần thiết. Sở dĩ ngoại ngữ – cơ bản là Tiếng Anh được xem là yếu tố tiên quyết vì bạn sẽ cần phải quan tâm và xử lý, giải quyết phần lớn vấn đề với người nước ngoài.

Tiếng Anh được xem là ngôn ngữ quốc tế, dù ở bất kỳ đất nước nào. Quý khách hàng có thể giỏi hoặc không giỏi nhưng họ sẽ hiểu và có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng khi lễ tân chia sẻ bằng tiếng anh.

Hơn thế nữa thì nó thể hiện được sự chuyên nghiệp của cá nhân bạn và cả tòa nhà nơi bạn đang trực tiếp làm “bộ mặt thương hiệu”. Tiếng anh còn giúp bạn không ngừng phát triển bằng cách đọc và học những kiến thức đến từ khắp thế giới.

Nếu không có ngoại ngữ, cụ thể là tiếng Anh – Bạn sẽ chỉ có thể làm việc tại những tòa nhà, công ty có quy mô nhỏ và tập khách hàng chủ yếu là khách nội địa. Cơ hội thăng tiến, phát triển rất thấp.

b. Lễ tân cần vững tin học văn phòng
Nhân viên lễ tân part time cần những yêu cầu gì?

Tin học văn phòng luôn là kỹ năng vô cùng cần thiết

Với bất cứ vị trí, ngành nghề nào thì ở thời đại 4.0 này. Lễ tân cũng cần hiểu và biết rõ về tin học văn phòng – Cụ thể là word và excel.

Bạn cần tra cứu thông tin trên Internet và kể cả sử dụng những công cụ như word, excel để phục vụ công việc của mình. Đơn cử như lập báo cáo, thống kê số lượng khách đăng ký dịch vụ v.v…

2.3. Hiểu, nắm vững về thông tin và phần mềm quản lý tòa nhà

Tuyển dụng lễ tân tòa nhà và những điều cần lưu ý

Lễ tân còn cần tư vấn và hỗ trợ về dịch vụ công ty cung cấp

Lễ tân tòa nhà là bộ mặt của cả tòa nhà, hàng chục công ty khác nhau. Do đó việc nắm những thông tin cơ bản về các công ty tại tòa nhà của mình là việc vô cùng cần thiết. Bạn cần hiểu, biết về các lĩnh vực công ty đang tham gia để tiện tư vấn và hỗ trợ khách hàng.

Các thông tin về khách hàng đang sử dụng dịch vụ tòa nhà luôn được lưu trữ tại hệ thống quản lý tòa nhà. Theo sau đó không chỉ là thông tin cơ bản, mà còn là hỗ trợ tác vụ gấp. Liên hệ trực tiếp với quý công ty để giải quyết sự việc càng sớm càng tốt.

2.4. Tiếp nhận, xử lý tình huống, phàn nàn của khách hàng

Luôn vui vẻ, đón nhận và xử lý mọi tình huống trong quyền hạn của một lễ tân

Kiểm soát cảm xúc, phân tích và xử lý tình huống là việc lễ tân tòa nhà cần tiếp nhận và xử lý mỗi ngày. Không để cảm xúc cá nhân lấn át, xen vào công việc là một đức tính mà ban tuyển dụng cần lưu ý – đánh giá rất cao.

Đặc biệt, khi đối mặt với các phàn nàn của khách hàng thì cũng cần tỉnh táo và nhanh nhạy đưa ra phương án giải quyết thỏa đáng cho cả tòa nhà và bên khách hàng.

3. Những điều cần lưu ý khi tuyển dụng lễ tân tòa nhà

3.1. Kỹ năng mềm cần có

Tuyển dụng lễ tân tòa nhà và những điều cần lưu ý

Các kỹ năng mềm mà bất cự một lễ tân nào cũng sẽ cần

Mặc dù mọi tổ chức đều khác nhau về văn hóa và dịch vụ đối với khách hàng, nhưng có một số kỹ năng mà nhà tuyển dụng nên tìm kiếm khi thuê nhân viên lễ tân.

a. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói

Giao tiếp chuyên nghiệp và đồng cảm với người khác là yếu tố then chốt để tạo ấn tượng tốt với nhân viên lễ tân. Tưởng chừng dễ nhưng việc dùng lời nói để thể hiện được toàn bộ tâm ý và thông tin muốn chia sẻ là một kỹ năng cần được học và trau dồi thường xuyên.

b. Lắng nghe tích cực

Lắng nghe hoàn toàn những gì người kia nói, dù gặp trực tiếp hay qua điện thoại, có nghĩa là nhân viên lễ tân có thể giải quyết vấn đề một cách hiệu quả hoặc hướng khách hàng đến đúng người trong tổ chức

c. Giải quyết vấn đề / Tư duy phản biện

Để trở thành lễ tân tòa nhà giỏi cần có khả năng giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Khi bạn có khách hàng hoặc khách hàng trực tuyến trước mặt, việc sử dụng tư duy phản biện trong việc ra quyết định sẽ giúp duy trì ấn tượng tốt và danh tiếng về tổ chức của bạn

3.2. Một số bài test thường dùng để tuyển dụng cho vị trí lễ tân tòa nhà

Một số bài test giúp cho nhà tuyển dụng hiểu hơn về ứng viên của mình

Đánh giá liệu một ứng viên có thể chứng minh được các kỹ năng mềm cần thiết để thành công trong vai trò này hay không sẽ giúp thu hẹp nhóm ứng viên. Kiểm tra thử nghiệm bên dưới!

a. Làm việc theo nhóm

Nhân viên lễ tân là một phần không thể thiếu của tổ chức, làm việc cùng với những người khác để đảm bảo hoạt động trơn tru và chia sẻ thông tin từ khách hàng và đồng nghiệp. Họ cần phải làm việc tốt với những người khác, hợp tác và khuyến khích người khác. Chỉ có như vậy họ mới có thể thực hiện nhiệm vụ lễ tân của mình một cách hiệu quả.

Tuyển dụng lễ tân tòa nhà và những điều cần lưu ý

Các kỹ năng ứng viên cần có khi muốn trở thành một lễ tân giỏi

b. Quản lý thời gian

Nhân viên lễ tân bận rộn; họ xử lý nhiều công việc khác nhau và đòi hỏi kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc để thành công trong vai trò của họ. Bài kiểm tra kỹ năng quản lý thời gian cho phép bạn xác định liệu một ứng viên có thể đánh giá hợp lý tình hình và ưu tiên các nhiệm vụ cần hoàn thành hay không.

c. Kỹ năng giữa các cá nhân

Bao gồm trong quá trình tuyển dụng là một bài kiểm tra kỹ năng giữa các cá nhân cho phép bạn đánh giá liệu một ứng viên có khả năng giao tiếp bằng sự đồng cảm và quyết tâm hay không, đồng thời giải quyết và giải quyết các tình huống khó khăn bằng sự khéo léo và ngoại giao. Bài kiểm tra đo lường liệu các ứng viên có trí tuệ cảm xúc để làm việc tốt với những người khác hay không, một kỹ năng thiết yếu cần thiết dựa trên số lượng nhân viên lễ tân mà họ gặp mỗi ngày.

d. Kiểm tra kỹ năng Excel

Đánh giá mức độ thành thạo của ứng viên trong việc sử dụng bảng tính Excel và các hàm liên quan. Nhà tuyển dụng có thể đánh giá tổng quan về độ thành thạo của ứng viên. Tránh trường hợp khai gian trong CV – Điểm trừ to lớn về mặt đạo đức.

Tuyển dụng lễ tân tòa nhà và những điều cần lưu ý

Lập luận và đàm phán là những kỹ năng phải luôn rèn luyện và học hỏi mỗi ngày

e. Lập luận bằng lời

Với bài kiểm tra này, nhà tuyển dụng có thể thấy ứng viên hiểu và diễn đạt bằng miệng, cũng như hiểu và diễn đạt bằng văn bản. Bài kiểm tra này đánh giá khả năng giao tiếp hiệu quả của ứng viên bằng cả lời nói và văn bản.

Hy vọng là bạn đã có một cái nhìn rõ ràng hơn về vị trí nhân viên lễ tân tòa nhà. Cũng như đã giải đáp được thắc mắc về những điều cần lưu ý khi tuyển dụng

Jolie Siam mến chúc bạn thật nhiều sức khỏe và nếu có bất kỳ thắc mắc nào khác. Đừng ngại liên lạc ngay Jolie Siam để được giải đáp nhé!

Liên lạc ngay!