Chọn lễ tân – chọn xuất phát điểm thông minh cho sự nghiệp

Ở các doanh nghiệp và tập đoàn lớn, lễ tân là bộ phận không thể thiếu và đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Nhân viên lễ tân là người đầu tiên mà khách hàng và các nhân viên tiềm năng sẽ gặp khi đến làm việc tại một doanh nghiệp, là ấn tượng đầu tiên mà họ có về doanh nghiệp đó. Vậy nên, có được những nhân viên lễ tân giỏi, chuyên nghiệp là một chất xúc tác rất tốt cho trải nghiệm thương hiệu của một doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nghề lễ tân trong mắt mọi người vẫn chưa được đánh giá quá cao, đi kèm với những tính từ “thời vụ”, “không ổn định”, “không thể phát triển”, v.v…

Vậy tại sao lại nói rằng nghề lễ tân là lựa chọn thông minh (smart start) cho xuất phát điểm sự nghiệp của bạn? Jolie Siam sẽ cùng bạn đi tìm câu trả lời qua bài viết sau.

Vì sao nói lễ tân chính là lựa chọn khởi đầu thông minh cho sự nghiệp của bạn?

1. Tìm hiểu về nghề lễ tân

1.1. Lễ tân là gì?

Lễ tân là bộ phận đại diện cho “bộ mặt” của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận và trải nghiệm của khách hàng khi lần đầu đến với doanh nghiệp.

Khi tuyển dụng nhân viên lễ tân, các doanh nghiệp sẽ đặt ra các tiêu chí riêng sao cho phù hợp với phong cách thương hiệu của mình. Tuy nhiên, dù là lễ tân của doanh nghiệp, khách sạn hay lễ tân sự kiện, các yêu cầu cơ bản vẫn sẽ không thay đổi, gồm có:

• Luôn nở nụ cười thân thiện
• Nhiệt tình với khách hàng
• Tận tâm, luôn lắng nghe và giải đáp chi tiết cho khách
• Chuyên nghiệp, biểu hiện và hành động tương ứng với vị trí của mình, mang lại hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp trong mắt khách hàng

Nhiệt tình, thân thiện, tận tâm, chuyên nghiệp là những tố chất cần có của một nhân viên lễ tân

1.2. Các công việc của một nhân viên lễ tân hành chính văn phòng

Là một nhân viên lễ tân hành chính văn phòng, bạn không chỉ được xem như bộ mặt doanh nghiệp, mà còn đóng vai trò là người gắn kết, kết nối liên lạc của của công ty. Công việc cụ thể của một nhân viên lễ tân văn phòng bao gồm:

• Tiếp đón khách hàng đến làm việc tại công ty
• Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận cuộc gọi và nối máy đến đúng người nhận
• Tiếp nhận và phân loại thư từ được gửi đến văn phòng hàng ngày
• Sắp xếp và giữ cho quầy lễ tân luôn gọn gàng, chỉn chu
• Theo dõi an ninh văn phòng và kiểm soát người ra vào tòa nhà văn phòng thông qua ghi chép và phát thẻ tham quan cho khách (nếu cần)

Lễ tân cũng là người tuyến đầu tiếp nhận thông tin từ những đối tác tiềm năng của doanh nghiệp

Ngoài ra, nhân viên lễ tân ở một số văn phòng có thể kiêm thêm các công việc hành chính, chẳng hạn như:

• Tiếp nhận và trả lời thư điện tử, cung cấp thông tin chính xác cho khách hàng
• Theo dõi, quản lý vấn đề tồn kho của văn phòng phẩm ở từng phòng ban, thực hiện mua mới nếu cần
• Cập nhật thường xuyên các khoản phí phát sinh trong văn phòng
• Photocopy giấy tờ, sao chép, nhập liệu thông tin, chuẩn bị chứng từ
• Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp & hậu cần cho những chuyến công tác

Như vậy, để có thể trở thành một nhân viên lễ tân văn phòng giỏi, bạn cần phải chuẩn bị cho mình những kỹ năng và kiến thức nhất định. Các kiến thức và kỹ năng này có thể bao hàm: thành thạo sử dụng tin học văn phòng, biết cách sử dụng các loại máy móc văn phòng thông dụng, kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian và ứng phó tình huống tốt, biết cách chăm sóc khách hàng và có nụ cười thân thiện.

Làm lễ tân, chỉ cần ưa nhìn có thực sự là đủ?

2. Tại sao công việc lễ tân là 1 xuất phát điểm thông minh?

Khi nghĩ đến lễ tân, nhiều người sẽ xem đây là công việc tạm thời, không có triển vọng thăng tiến. Tuy nhiên, như bất cứ ngành nghề nào khác, ngành lễ tân cũng có lộ trình thăng tiến hết sức rõ ràng, với mức lương và độ khó công việc tăng dần theo thời gian.

Vậy, tại sao lại nói lễ tân là một lựa chọn thông minh (smart start) để làm bước khởi đầu cho hành trình sự nghiệp của bạn?

Trước tiên, là một nhân viên lễ tân, bạn có cơ hội được tiếp xúc và lắng nghe câu chuyện, ý kiến, quan điểm của nhiều người, nhiều phòng ban khác nhau. Từ đó, bạn có được cái nhìn khách quan và toàn diện hơn về các vấn đề thường gặp trong cuộc sống văn phòng cũng như đời sống thường nhật. Có thể nói, công việc lễ tân hỗ trợ bạn trong vấn đề tích lũy những kiến thức hữu ích.

Làm lễ tân, bạn có cơ hội tiếp xúc với nhiều người, lắng nghe nhiều ý kiến, từ đó hình thành góc nhìn đa chiều, khách quan

Không chỉ cần thành thạo các công việc thường nhật như tiếp khách hàng, trực điện thoại, một nhân viên lễ tân cần có thêm kỹ năng quản lý thời gian và làm việc đa nhiệm. Có đôi khi, người làm lễ tân cần phải tiếp quản nhiều đầu việc cùng lúc, cũng có đôi khi phải giải quyết công việc phát sinh gấp. Vì thế, khi chọn lễ tân, bạn có được môi trường để phát triển các kỹ năng một cách toàn diện hơn.

Hơn nữa, công việc của một nhân viên lễ tân chưa bao giờ là “thiếu muối”. Bên cạnh làm việc đa nhiệm, bạn cũng sẽ là người kết nối và hỗ trợ hậu cần cho các phòng ban, bạn có cơ hội để quan sát, du vào các phòng ban khác của công ty. Từ đó, bạn có thể khám phá ra được điểm mạnh của bạn thân, cũng như rèn luyện khả năng dễ dàng thích nghi với những điều kiện và môi trường làm việc khác nhau.

Những kiến thức và kỹ năng đạt được thông qua quá trình làm việc sẽ giúp bạn dễ dàng thích nghi với bất kỳ môi trường mới nào sau này

Với lộ trình thăng tiến rõ ràng cùng các chế độ lương thưởng hấp dẫn, lễ tân văn phòng đang là một trong những nghề “hot” nhất đối với rất nhiều bạn trẻ hiện đại. Và nếu như bạn cũng đang tìm một smart start cho sự nghiệp của mình, đừng ngần ngại ghé ngay website Jolie Siam để tham khảo những công việc lễ tân hấp dẫn nhất nhé!