fbpx

Có nên outsource tuyển lễ tân văn phòng?

Mỗi bộ phận phòng ban là một phần tử của doanh nghiệp. Để kết nối, liên lạc hay giao tiếp giữa các phòng ban đó là đóng góp không thể thiếu của bộ phận lễ tân. Lễ tân là bộ mặt của doanh nghiệp, là nơi mà khách hàng, đối tác tiếp xúc đầu tiên khi đặt chân tới văn phòng doanh nghiệp. Nếu như bộ phận lễ tân được tổ chức tốt, chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời cho khách. Ngược lại sẽ gây cảm giác khó chịu và có ấn tượng tiêu cực về doanh nghiệp. 

Ngoài yêu cầu đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ khéo léo trong giao tiếp, ứng xử thì bộ phận lễ tân cũng cần có kỹ năng xử lý tình huống tốt. Tuy nhiên trong thực tế thì không phải doanh nghiệp nào cũng đủ chuyên môn và nguồn lực để đào tạo ra được bộ phận lễ tân chuyên nghiệp. 

Trong trường hợp như vậy thì doanh nghiệp có nên outsource tuyển lễ tân văn phòng hay không? 

Có nên outsource tuyển lễ tân văn phòng

Outsource tuyển lễ tân văn phòng là gì?

Jolie Siam sẽ chia sẻ cho bạn biết về lợi ích – hạn chế khi outsource lễ tân văn phòng. Đồng thời sẽ tiết lộ cho bạn biết doanh nghiệp mình có nên outsource lễ tân văn phòng hay không?

Outsource tuyển lễ tân văn phòng là việc mà doanh nghiệp muốn thuê và sở hữu bộ phận hay lễ tân chuyên nghiệp từ bên ngoài. Việc này nhằm tối ưu cho doanh nghiệp về nhân sự, linh động và tiết kiệm chi phí tối đa để doanh nghiệp có thể tập trung vào những hoạt động chính.

 Ngoài ra mỗi cử chỉ của lễ tân sẽ ảnh hưởng tới bộ mặt của công ty, nếu muốn gây ấn tượng tốt trong mắt khách hàng thì doanh nghiệp cần chú ý tới bộ phận này hơn.

Có nên outsource tuyển lễ tân văn phòng-3

Outsource tuyển lễ tân văn phòng là một lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp

 Vì thế nên nếu doanh nghiệp còn nhỏ, chưa đủ nguồn lực thì việc outsource tuyển lễ tân văn phòng cũng là một sự lựa chọn tối ưu và hiệu quả nhất để doanh nghiệp có thể hoạt động một cách hiệu quả. 

2. Lợi ích và hạn chế của việc outsource lễ tân văn phòng.

2.1. Lợi ích của việc outsource lễ tân văn phòng.

 Với các doanh nghiệp mới thành lập hay còn vừa và nhỏ thì việc outsource lễ tân văn phòng mang lại những lợi ích tuyệt vời như sau: 

a. Tiết kiệm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Có nên outsource lễ tân văn phòng- 3

Outsource tuyển lễ tân văn phòng đạt được những lợi ích đáng kể

Hiện nay thì với mức chi trả cho outsource lễ tân trong 1 năm sẽ nhỏ hơn rất nhiều so với nhân sự của công ty. Bởi doanh nghiệp có thể linh động thuê part time hoặc hợp đồng từ 2-3 tháng. Vì thế mà chi phí cho nhân sự bộ phận lễ tân cũng giảm đáng kể. 

b. Nhân sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm.

Với việc outsource nhân viên lễ tân thì doanh nghiệp sẽ linh động tuyển dụng được những lễ tân được đào tạo nghiệp vụ chuyên nghiệp và có kinh nghiệm. Khách hàng, đối tác của doanh nghiệp có thể ở trong và ngoài nước nên vì vậy mà lễ tân doanh nghiệp phải giao tiếp được bằng nhiều thứ tiếng để đón khách hàng. Thông thạo ngoại ngữ, khéo léo trong giao tiếp gặp gỡ đối tác cũng góp phần thành công trong các hợp đồng lớn với đối tác quan trọng. 

Hơn hết, có kinh nghiệm lâu năm thì lễ tân cũng đa nhiệm hơn. Lễ tân có thể sắp xếp các cuộc họp cho tới chuẩn bị các thủ tục giấy tờ. Chuẩn bị hợp đồng, quản lý đồ dùng cho các phòng ban. Nhờ đó mà cải thiện hiệu quả công việc mà giữa các phòng ban cũng hoạt động trơn tru hơn. 

c. Tiết kiệm thời gian.

Thông thường thì những doanh nghiệp sẽ mất kha khá thời gian để tuyển dụng nhân sự. Đối với những nhân viên không đủ trình độ chuyên môn và kỹ năng kinh nghiệm như kỳ vọng thì sẽ phải đào tạo lại từ đầu. Chưa kể nếu thử việc không đạt thì cần phải tuyển dụng lại từ đầu.  Điều này là vấn đề khá mệt mỏi với nhiều doanh nghiệp.

Ngoài ra thì trong kinh doanh đòi hỏi tính tốc độ, triển khai công việc nhân viên nhanh nhất thì khả năng chiếm lĩnh thị trường trước đối thủ sẽ trơn tru hơn.

2.2. Hạn chế của việc outsource lễ tân văn phòng.

Bên cạnh những ích tuyệt vời thì còn có những hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc xem có nên outsource lễ tân văn phòng hay không. 

a. Vấn đề liên quan tới thông tin nội bộ.

Ngày nay thương trường cũng như chiến trường. Những đối thủ cạnh tranh sẽ không từ bất kì thủ đoạn nào để đạt được mục đích. Đối với những công ty lớn, bảo mật thông tin cao, mỗi bộ phận có bảo mật thông tin riêng nhất định thì việc outsource lễ tân từ bên ngoài không đáng lo ngại. Còn đối với doanh nghiệp nhỏ thì lễ tân đa nhiệm hơn, có thể được tiếp xúc với những hợp đồng quan trọng của công ty hơn thì thông tin nội bộ khó được bảo mật tốt. 

Do đó những thông tin mật bị tiết lộ ra ngoài thì doanh nghiệp có thể sẽ mất chi phí, thời gian. Đôi khi còn ảnh hưởng tới sự phát triển công ty, nếu nặng thì có thể dẫn đến phá sản. 

Có nên outsource lễ tân văn phòng - 4

Những hạn chế mà doanh nghiệp nên cân nhắc khi outsource lễ tân văn phòng

b. Doanh nghiệp có thể rơi vào thế bị động.

Doanh nghiệp có thể linh hoạt tuyển dụng lễ tân từ bên ngoài. Nhưng đồng nghĩa với việc tuyển nhiều thì phải thử nhiều. Doanh nghiệp có thể mất thời gian hơn trong việc tuyển dụng. Hoặc doanh nghiệp cũng có thể rơi vào thế bị động, nhân viên làm việc không ổn định suốt một quãng đường dài. Rủi ro về việc lễ tân nghỉ việc sẽ cao hơn.

c. Thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp.

Với một doanh nghiệp lớn sau bao năm nỗ lực xây dựng từ chiến lược tới văn hóa công ty. Lễ tân làm việc không hiệu quả, sai sót cũng có thể ảnh hưởng tới bộ mặt của doanh nghiệp. Dẫn đến việc làm việc không khéo léo rất dễ để lại ấn tượng xấu về dịch vụ chăm sóc khách hàng ở doanh nghiệp. Với thời đại công nghệ 4.0 thì nhiều người sẵn sàng đưa tin hay bóc phốt hay lên mạng xã hội nếu như không làm họ hài lòng  làm phật ý họ. Vì thế để lại rủi ro cho thương hiệu của doanh nghiệp cũng rất lớn.

3. Khi nào thì nên outsource tuyển lễ tân văn phòng?

Có nên outsource tuyển lễ tân văn phòng-6

Khi nào thì nên outsource tuyển lễ tân văn phòng?

Ở trên chúng ta đã tìm hiểu về những lợi ích và hạn chế cân nhắc khi outsource tuyển lễ tân văn phòng. Vậy khi nào nên tuyển, để đưa ra quyết định một cách dễ dàng hơn thì hãy cùng điểm qua những gợi ý dưới đây:

3.1. Khi doanh nghiệp không đủ nguồn lực.

Với một doanh nghiệp vừa và nhỏ trong giai đoạn khởi nghiệp thì một đội ngũ nhân viên chia thành nhiều phòng ban cũng là cả một vấn đề. Hơn nữa thì chi phí để thuê một lễ tân cố định trong giai đoạn này cũng không phải là ít. Thay vào đó phương án sử dụng dịch vụ lễ tân từ bên ngoài để cần gặp gỡ khách hàng là phương án tối ưu nhất.

có nên outsource lễ tân văn phòng-7

 Tuyển nhân viên lễ tân  khi doanh nghiệp không đủ nguồn lực

3.2. Lễ tân hiện tại làm việc không hiệu quả.

Không phải nhân viên lễ tân nào vào làm việc cũng có năng suất, chuyên môn chuyên nghiệp. Khi đã ký hợp đồng thì việc thay thế một nhân viên khác cũng rắc rối hơn. Tuy nhiên việc đó cũng kéo theo chất lượng hiệu quả công việc đi xuống, đồng thời ấn tượng với khách hàng cũng giảm.

Để training nhân viên lễ tân chuyên nghiệp thì không  phải doanh nghiệp nào đủ chuyên môn nghiệp vụ. Doanh nghiệp có thể thuê một số dịch vụ cung cấp giải pháp nhân sự về đào tạo và huấn luyện giúp doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu kinh doanh lớn.

3.3. Trong những trường hợp gấp rút.

Trong một số trường hợp gần nhân viên lễ tân gấp hoặc nhân viên nghỉ thai sản mà chưa có người thay thế. Trong khi đó nhân lực công ty không đáp ứng được thì việc sử dụng dịch vụ lễ tân là hợp lý nhất. Hiện nay thì có khá nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ lễ tân trọn gói làm việc với chuyên môn nghiệp vụ tốt hay thậm chí từ có danh tiếng những nền tảng cho thuê uy tín.

Có nên outsource tuyển lễ tân văn phòng-8

Dịch vụ nhân viên lễ tân cho doanh nghiệp 

3.4. Không tuyển đc người vừa ý.

Một số doanh nghiệp lớn không tuyển được người vừa ý, không đạt tiêu chuẩn nên dẫn đến thiếu nguồn lực bộ phận lễ tân. Ngoài ra còn một số trường hợp tuyển được mà nhân viên nghỉ ngang vì môi trường không phù hợp cũng ảnh hưởng ít nhiều. 

Bên Jolie Siam cung cấp dịch vụ nhân sự, có back-up nhân sự khi nhân viên nghỉ phép và thay thế khi nghỉ luôn sẽ giải quyết cho doanh nghiệp về vấn đề thiếu nguồn lực nhân sự. Đừng ngần ngại liên hệ Jolie Siam hoặc email trực tiếp đến happy@joliesiam.com nhé.

Liên lạc ngay!