Người lễ tân và 10 giây để làm chủ Ấn tượng cho doanh nghiệp

Trong công ty, khi bạn đã dành ra một quầy riêng biệt cho nhân viên lễ tân, tức là bạn đang dựng nên một sân khấu cho khách hàng thấy rõ trải nghiệm của họ với doanh nghiệp bạn là như thế nào. Những ấn tượng đầu tiên luôn là động lực mạnh mẽ thúc đẩy quyết định của khách hàng/đối tác, ở đây, khi họ trực tiếp “ghé thăm” công ty thì người lễ tân gần như luôn là nhân viên đầu tiên họ gặp. Ngoại hình, cách ứng xử, kiến thức và sự ân cần của lễ tân phản ánh toàn bộ bản chất của công ty.

Chỉ trong vòng chưa đến mười giây, lời chào, thái độ và lời nói của lễ tân có khả năng cắt đứt hứng thú tìm hiểu thêm về công ty hoặc trái lại, khuyến khích khách hàng dừng lại quan tâm và quyết định lựa chọn doanh nghiệp. Thực vậy, khách hàng cần chưa đến một nháy mắt để nắm bắt một lời nói không khéo, một cuộc gọi điện thoại nhỡ, một cử chỉ thiếu duyên dáng, một vết bẩn trên đồng phục,… từ cô lễ tân và đó, nhiều khả năng trở thành một ấn tượng xấu không thể nào phai mờ. Mười giây đồng hồ nguy hiểm là như vậy!

Tôi từng có cuộc hẹn với một nhà cung cấp tiềm năng tại công ty của họ. Bước vào sảnh lớn sang trọng, tôi chủ động tiến lại quầy lễ tân, phiền cô thông báo cho người cần gặp. Cô ấy không hề tiếp xúc bằng mắt với tôi, hướng tay về ghế đợi bảo tôi chờ trong giây lát, khuôn mặt luôn lạnh lùng. Tất cả diễn ra trong vòng mười giây. Khi ngồi đợi người đại diện đến, tôi băn khoăn liệu mối hợp tác giữa chúng tôi có thể thành công không, khi ngay cả người lễ tân mà cũng có vẻ “xem thường” đối phương như vậy. Mọi chuyện quả thực như tôi dự đoán. Thương vụ bất thành!

Một người lễ tân giỏi hiểu rõ thách thức nghề nghiệp và chấp nhận chu toàn những trách nhiệm, bổn phận nặng nề đó. Với kinh nghiệm lâu năm trong ngành thuê ngoài lễ tân, Jolie Siam từng tận mắt chứng kiến sự cố gắng không mệt mỏi của rất nhiều lễ tân chuyên nghiệp. Họ luôn cố gắng thể hiện hình ảnh đại diện cho tập thể một cách tích cực nhất và khiến người đối diện cảm thấy được chào đón, dù đang bận rộn với ngàn công việc không tên hay vào những ngày không “êm ả”.

Họ ý thức được họ cần phải là “kẻ biết tuốt” trong công ty: Ai đang họp với ai? Cái gì đang ở đâu?… và giữ mãi nụ cười dù đối phương đang cáu bẳn, la hét vào họ. Họ biết sự thật là công việc lễ tân chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng họ vẫn cố gắng hàng ngày, vì với họ, đó cũng là một công việc hoàn toàn xứng đáng, mỗi ngày là một cơ hội mới để luyện những kỹ năng khác nhau, để bản thân tiến bộ hơn. Đối với họ, mười giây tương tác đầu tiên thực sự quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh công ty và những khoảnh khắc mười giây đó tạo dựng nên sự nghiệp của họ!

Chung quy lại, chẳng cứ phải là bác sĩ hay lính cứu hỏa, trở thành lễ tân đi và bạn sẽ thấy tầm quan trọng của mười giây đồng hồ là lớn lao như thế nào. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã nhận ra giá trị của vị trí lễ tân. Họ không những tác động lớn lao lên ấn tượng đầu tiên của khách hàng mà còn bổ trợ tích cực cho nhiều bộ phận khác, một vai trò vô giá bởi doanh nghiệp cần lắm những “mũi tên trúng nhiều đích” như thế.