Lễ tân là vị trí quan trọng ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng cũng như là nơi dễ tạo “điểm cộng” nhất cho doanh nghiệp. Một khu vực lễ tân chỉn chu với nhân viên được đào tạo bài bản, luôn nở nụ cười thân thiện có thể tạo một ấn tượng hoàn hảo cho công ty của bạn. Trong bối cảnh nhằm tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp, việc tự tuyển và vận hành vị trí lễ tân một cách chuyên nghiệp có thể gây tốn kém nhiều thời gian và công sức, vì thế, việc sử dụng dịch vụ lễ tân trọn gói trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. 

• Để tuyển dụng lễ tân không khó, tìm hiểu sự khác biệt của các profile lễ tân thường gặp
• 3 gợi ý để tránh nhân viên “lao đao” vì burnout khi làm việc tại nhà

Lễ tân là vị trí quan trọng vừa là “mặt tiền” vừa hỗ trợ hoạt động cho công ty

Chưa hết, vị trí lễ tân không chỉ là gương mặt của doanh nghiệp, mà còn là một vị trí vô cùng quan trọng hỗ trợ cho các bộ phận làm việc một cách trơn tru nhất. Nhân viên lễ tân giúp kết nối các bộ phận với nhau, là nơi vận hành các hoạt động giao nhận thư, chào đón khách hàng, đặt lịch phòng họp, chuyển line điện thoại…Có thể nói, sẽ là một thiếu sót rất lớn nếu công ty thiếu vắng vị trí này.

Sử dụng dịch vụ thuê ngoài lễ tân trọn gói là một xu hướng tối ưu nguồn lực

Cùng Jolie Siam đi qua các tiêu chí giúp bạn lựa chọn dịch vụ lễ tân phù hợp với công ty mình nhé!

1. Chọn dịch vụ lễ tân dựa trên nhu cầu của bạn

Điều gì làm bạn nghĩ tới việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài? Có phải bạn đang gặp vấn đề ở việc tuyển dụng khi mòn mỏi tìm mãi không ra người phù hợp? Hay bạn đang gặp vấn đề ở việc đào tạo và phát triển nhân viên? Vì không ai muốn mãi làm lễ tân và công ty bạn lại chưa có đường hướng phát triển cho vị trí này? Hoặc bạn đang cần một người thay thế tạm thời trong khi nhân viên chính thức nghỉ thai sản?…

Xác định rõ nhu cầu sẽ giúp bạn có được những tiêu chí phù hợp để trao đổi với công ty dịch vụ, từ đó đảm bảo đối tác có thể hiểu chính xác và đáp ứng những gì bạn cần tốt nhất.

Việc trả lời nhu cầu của mình là bước quan trọng để tìm công ty dịch vụ phù hợp

Một vài câu hỏi tham khảo để giúp bạn xác định nhu cầu thuê ngoài của mình tốt nhất:

•   Vì sao tôi/công ty cần thuê ngoài dịch vụ này?
•   Việc thuê ngoài dịch vụ sẽ giúp công việc của tôi/công ty hiệu suất hơn như thế nào?
•   Ngân sách công ty có cho việc sử dụng dịch vụ?
•   Các tiêu chí cần cho vị trí này?
•   Khi nào cần và cần trong thời gian bao lâu?

Trả lời xong những câu hỏi trên cũng là lúc bạn có dữ liệu để bắt đầu tìm công ty dịch vụ phù hợp rồi. Mỗi công ty sẽ có những chuyên môn khác nhau, khi bạn biết nhu cầu của mình là gì thì công việc tiếp theo sẽ trở nên rõ ràng và thuận lợi hơn rất nhiều.

2. Chọn dịch vụ lễ tân dựa trên chuyên môn của công ty dịch vụ

Các công ty dịch vụ trên thị trường đang ngày càng nhiều lên đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của doanh nghiệp. Tuy nhiên, giữa vô vàn sự lựa chọn “thượng vàng hạ cám”, thì việc có khả năng nhìn ra chuyên môn của từng công ty là điều cực kỳ quan trọng để bạn có thể an tâm “chọn mặt gửi vàng”.

Có thể tạm phân loại các công ty dịch vụ thuê ngoài thành hai dạng cơ bản nhất là các tập đoàn nước ngoài và các công ty nhân sự tại Việt Nam. Mỗi phân loại sẽ có ưu và nhược điểm nhất định.

Nếu các công ty nước ngoài có điểm mạnh là độ uy tín đã được chứng minh trên thế giới, thì nhược điểm có thể là chi phí đắt đỏ và sự thấu hiểu về mặt văn hóa và con người còn hạn chế. Song song, các công ty tại Việt Nam có thể chưa có sự hoành tráng về mặt thương hiệu, nhưng việc cá nhân hóa dịch vụ cho từng khách hàng cộng với chi phí hợp lý là một điểm cộng to đùng bạn không thể bỏ qua.

Những công ty hoạt động lâu năm trong từng vị trí sẽ có góc nhìn đa chiều hơn

Dù bạn quyết định chọn công ty dịch vụ lễ tân nào, hãy luôn xoáy thật sâu để tìm hiểu cặn kẽ chuyên môn của công ty đó. Một công ty nhân sự chuyên về vị trí Bảo vệ sẽ khó có thể đáp ứng nhu cầu và những đòi hỏi của vị trí Lễ Tân, và ngược lại. Hoặc một công ty vị trí nào cũng tuyển, chắc chắn sẽ không hứa hẹn mang đến cho bạn cái nhìn toàn vẹn về dịch vụ, họ có thể đang chọn cách “đánh nhanh rút nhanh”, thay vì hướng tới mang lại giá trị bền vững cho người sử dụng dịch vụ và cả ứng viên.

3. Phân biệt giá trị và giá cả khi chọn dịch vụ lễ tân

Tất cả doanh nghiệp đều cần tối ưu chi phí để đem lại giá trị cao nhất cho công ty của mình. Vì thế, câu chuyện ngân sách là câu chuyện chưa bao giờ chấm dứt. Tuy nhiên, tối ưu ngân sách không hề là phương án “chọn công ty dịch vụ (vendor/contractor) với giá rẻ nhất”, với những anh chị Nhân sự kỳ cựu, câu hỏi luôn là:

•   Làm thế nào tôi/công ty có thể nhận được giá trị cao nhất với ngân sách phù hợp?
•   So với mức giá phải trả, tôi/công ty đang nhận được gì?

Sử dụng dịch vụ lễ tân trọn gói luôn là một giải pháp tối ưu nhất về dài hạn

Nếu không so sánh về những gì mà gói dịch vụ mang đến cho bạn cũng như công ty, bạn có thể bị lạc lối với vô vàn mức giá trên thị trường và tự hỏi: “ Sao phí ở đây rẻ thế mà phí chỗ khác cao thế?”, “Sao có nhiều loại giá khác nhau?”… Việc bắt đầu với câu hỏi đúng có thể tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian, đồng thời giúp bạn tìm được công ty dịch vụ phù hợp nhất với mình.

Jolie Siam thông qua bài viết trên bạn có thể nắm thêm một số tip nhỏ cho mình trong quá trình tìm kiếm công ty dịch vụ lễ tân phù hợp. Một điểm cuối cùng là đừng bao giờ ngại ngùng để lại thông tin với các công ty dịch vụ mà bạn quan tâm để được tư vấn. Một công ty chuyên nghiệp và thực sự quan tâm đến việc tạo giá trị cho khách hàng sẽ luôn sẵn sàng trả lời những câu hỏi của bạn.