fbpx
Jolie Siam is now a part of Source of Asia XEM THÊM

Đâu là những thuận lợi và khó khăn khi làm một Office Admin?

Đâu là những thuận lợi và khó khăn khi làm một Office Admin?

Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đều có chức năng riêng và đóng vai trò nhất định đối với sự thành công của doanh nghiệp đó. Thế nhưng, bạn đã bao giờ tự hỏi những công việc chung và có phần “không chuyên môn lắm” của doanh nghiệp sẽ được chăm lo bởi ai? Đó chính là office admin – những người hi sinh thầm lặng nhưng hiếm khi được đề cao đúng mức.

Vậy, office admin là làm gì và người làm office admin sẽ gặp phải những thuận lợi hay khó khăn gì trong công việc? Cùng Jolie Siam tìm hiểu ngay qua bài viết sau đây!

Bài viết liên quan:

Office admin là vị trí không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào

 

1. Office Admin là gì? Các công việc chính của nhân viên office admin

Là một nhánh thuộc bộ phận HR, office admin tuy không phải làm các công việc có chuyên môn quá cao nhưng lại đảm trách những phần việc tiêu tốn nhiều thời gian.

Tên đầy đủ của office admin là office administration – là người chịu trách nhiệm chủ yếu cho các công việc hành chính, đảm bảo cho việc vận hành cơ bản của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, đồng thời là cầu nối quan trọng của các phòng ban trong doanh nghiệp.

Công việc của một office admin chủ yếu sẽ bao gồm:

  • Lễ tân văn phòng
  • Thư ký hỗ trợ
  • Quản lý hạ tầng và các trang thiết bị văn phòng
  • Soạn và lưu trữ văn bản hồ sơ
  • Chấm công nhân viên – Thực thi các chính sách
  • Duy trì môi trường làm việc ổn định, hòa đồng
  • Xử lý thông tin ra vào
  • Đón tiếp khách hàng

công việc chính của office admin

Một trong những công việc chính của office admin là tiếp nhận thông tin, sắp xếp lịch họp,…

2. Office Admin sẽ gặp phải những thuận lợi và khó khăn gì?

Với những công việc chiếm nhiều thời gian như vậy, một người nhân viên hành chính văn phòng phải có được kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ ổn định. Và đi song song với đó, họ cũng sẽ gặp phải những thuận lợi, khó khăn nhất định.

2.1 Thuận lợi

Thông qua quá trình làm việc và tích lũy kinh nghiệm, office admin sẽ có được một bộ kỹ năng cần thiết để “sống sót” chốn công sở và cả trên con đường phát triển sự nghiệp của mình về sau. Những kỹ năng này gồm có: quản lý thời gian, sắp xếp công việc, quản trị con người, quản trị mối quan hệ,…

Đồng thời, thông qua việc tiếp xúc và làm việc với những người trong văn phòng, nhân viên office admin sẽ có thêm những mối quan hệ bạn bè, đồng nghiệp chất lượng, “xịn xò” và mở rộng mạng lưới quan hệ của mình phục vụ cho các nhu cầu công việc sau này.

Nghề office admin

Nghề office admin mang lại những mối quan hệ tốt phục vụ cho nhu cầu công việc sau này

Bên cạnh kỹ năng sắp xếp thời gian và quản trị mối quan hệ, nhân viên office admin sẽ có thể trau dồi cho mình những transferable skills để hỗ trợ các công việc sau này một cách tốt hơn như: làm việc nhóm, xử lý tình huống, tin học văn phòng, tổng hợp thông tin,…

2.2 Khó khăn

Tất nhiên, đi kèm với những thuận lợi kể trên, nghề office admin và lễ tân văn phòng cũng sẽ phải đối mặt với những khó khăn nhất định, chẳng hạn như:

  • Dễ nhàm chán vì công việc lặp lại: công việc của nhân viên hành chính nhân sự đa phần đều không có gì quá mới mẻ: không cần gặp gỡ khách hàng mới liên tục, cũng không tiếp xúc với nhiều dự án khác nhau. Hơn nữa, các công việc in ấn, quản lý tài liệu, chấm công, chuẩn bị giấy tờ,… đa phần đều lặp đi lặp lại, dễ gây nhàm chán, nản và mất động lực.
  • Gây áp lực vì độ chính xác cao: Tuy chỉ là những công việc chán ngắt lặp đi lặp lại, các công việc thuộc phạm vi của office admin đều yêu cầu độ chính xác cao, từ các tài liệu in ấn, các bản hợp đồng cho đến việc truyền đạt thông tin, gửi email, chấm công nhân viên,… Chỉ một sai sót nhỏ thôi cũng có thể dẫn đến hậu quả khôn lường.
  • Dễ cảm thấy mất định hướng hay không có tương lai: khi đem ra so sánh với những ngành nghề khác, nghề office admin có vẻ như luôn “lép vế” hơn – không nhiều kiến thức chuyên sâu, không được trải nghiệm cái mới,… Lâu dần, những điều này sẽ khiến bạn cảm thấy bối rối, mất định hướng và băn khoăn về tương lai phía trước.

Mỗi nghề đều có thuận lợi và khó khăn riêng, và nghề office admin cũng vậy!

Thời đại công nghệ 4.0, người làm hành chính văn phòng không phải chỉ gói gọn công việc của mình trong các đầu việc kể trên, mà phải liên tục học hỏi kiến thức mới để có thể đẩy nhanh tiến độ, hỗ trợ các phòng ban thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của mình.

Bởi vậy, lựa chọn nghề này, bên cạnh những lợi ích đạt được, đôi lúc người làm office admin sẽ cảm thấy áp lực vì những so sánh “không đâu”, lại cũng sẽ có đôi khi băn khoăn về định hướng nghề nghiệp của mình trong tương lai. Tuy nhiên, mỗi ngành nghề đều có cái hay riêng mà nếu mình “chịu khó” tìm hiểu và khám phá, bạn chắc chắn sẽ nhận được những hồi đáp xứng đáng.

Khám phá ngay các dịch vụ hành chính – nhân sự được cung cấp bởi Jolie Siam!