Admin • 04/04/2022

Tips để trở thành nhân viên lễ tân mọi công ty đều “ao ước”?

Lễ tân là lựa chọn thông minh cho khởi đầu sự nghiệp. Bởi lẽ, lễ tân là vị trí nắm bắt và rèn luyện đa kỹ năng mà bất cứ công ty nào cũng cần.

Nhân viên lễ tân là bộ mặt doanh nghiệp, tiếp xúc và hỗ trợ khách hàng của công ty. Là chất bôi trơn quản trị giúp máy hoạt động. Những nhân viên lễ tân giỏi nhất là những người giỏi tổ chức, có một bộ kỹ năng kỹ thuật tổng quát mạnh mẽ, trí tuệ cảm xúc và khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ khác nhau. 

Chính vì điều đó mà ban tuyển dụng đã phải rất đau đầu mỗi lần tuyển dụng nhân viên lễ tân cho doanh nghiệp. Bởi các công ty đều rất cẩn trọng trong việc tuyển chọn ứng viên cho vị trí lễ tân.

Bạn đang lo ngại việc quá khó để trúng tuyển? Quá e sợ khi mới bắt đầu đặt chân vào ngành.

Đừng lo, bài biết này sẽ giúp được bạn phần nào trở thành ứng viên ưu tú mà không một doanh nghiệp nào muốn bỏ lỡ!!! Tips để trở thành nhân viên lễ tân mọi công ty đều “ao ước”?

Bài viết liên quan:

Mục lục

1. Các kỹ năng cần có có ở một nhân viên lễ tân

Bản thân một lễ tân là bộ mặt của doanh nghiệp, chính vì lẽ đó mà vị trí này đặc biệt quan trọng trong ấn tượng ban đầu của khách hàng. Tầm quan trọng của lễ tân ở mọi giai đoạn là điều không thể phủ nhận, bởi vậy nhân viên lễ tân cần hiểu, biết và nắm những kỹ năng sau để trở nên chuyên nghiệp hơn.

Dưới đây là những kỹ năng mà một nhân viên lễ tân để lại dấu ấn trong lòng nhà tuyển dụng. Đương nhiên là chưa bao gồm các kỹ năng nghiệp vụ khác mà một lễ tân bắt buộc phải có.

Những yêu cầu về kỹ năng cơ bản khi bạn đứng ở cương vị là một lễ tân

1.1. Kỹ năng mềm

a. Nắm bắt tâm lý

Đây là một kỹ năng mà cần phải rèn luyện và trau dồi rất nhiều trong suốt quá trình học và làm. Ở một số công ty thì đây được xem là “nghệ thuật”.

Một lễ tân giỏi là khi hiểu được và nắm bắt được thông tin khách hàng truyền tải thông qua nhiều “ngôn ngữ”. Đơn cử như ngôn ngữ hình thể, ánh mắt v.v. không chỉ đơn thuần là giọng nói và tiếng nói.

Luôn khách quan và cởi mở đón nhận mọi thông tin; đồng thời chọn lọc để đưa được hướng giải quyết tốt nhất cho khách hàng của mình. Quan sát kỹ hơn một chút, từ ngữ là thứ bản thân có thể kiểm soát được khá tốt. Tuy nhiên, ánh mắt, cử chỉ là những điều rất khó để “điều khiển”.

Chỉ một vài điều nhỏ nhặt cũng sẽ khiến một bạn lễ tân trở nên tinh tế, ôn hòa và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Ở một số công ty thì năm bắt tâm lý được xem là “nghệ thuật”

b. Kiểm soát cảm xúc

Dễ hiểu rằng, mỗi cá thể đều độc lập và có mạch cảm xúc khác nhau. Nhưng để hiểu được bản thân và duy trì mạch cảm xúc ở mức ổn định là việc không hề dễ dàng,

Nhưng đặc trưng của lễ tân là nghe và xử lý mọi vấn đề trong khả năng. Khách hàng phàn nàn, chê trách hay có hành xử không phải cũng sẽ khiến lễ tân dễ dàng rơi vào trạng thái phòng vệ và cư xử không đúng mực.

Để tránh những rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp. Cả bản thân người ứng tuyển và nhà tuyển dụng cần cực kỳ thận trọng và cân nhắc trong kỹ năng này – Kỹ năng Kiểm Soát Cảm Xúc.

Nhưng đặc trưng của lễ tân là nghe và xử lý mọi vấn đề trong khả năng

c. Xử lý tình huống

Với bất cứ vị trí nào thì khả năng nhận định và xử lý tình huống cũng thực sự cần thiết. Tuy nhiên, tại sao lại bảo một lễ tân bắt buộc phải có kỹ năng Xử Lý Tình Huống?

Không có gì quá khó hiểu, với một lễ tân thì nhanh nhạy, nắm bắt vấn đề và đưa ra hướng đi là việc bắt buộc và thường trực nhiều nhất. Lễ tân giỏi là bạn có thể đưa ra solution nhanh chóng, rõ ràng và hiệu quả.

Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng muốn bộ mặt thương hiệu của mình có được sự chuyên nghiệp, chỉnh chu và rõ ràng nhất định. Và dĩ nhiên là luôn phải bắt đầu từ những điều nhỏ nhặt nhất đến từ “lớp vỏ ngoài” – Cụ thể ở đây là bộ phận lễ tân.

Với bất cứ vị trí nào thì khả năng nhận định và xử lý tình huống cũng thực sự cần thiết

1.2. Kỹ năng cứng

a. Tin học văn phòng

Đây là một kỹ năng được tính vào bộ kỹ năng cơ bản mà bất kỳ ai khi tham gia một doanh nghiệp cũng cần biết. Lễ tân không chỉ là một bạn đứng tại quầy để chào hỏi, giải quyết vấn đề khách hàng gặp phải v.v….

Mà lễ tân còn là người trực tiếp phụ trách những việc ngoài lề khác, kể đến như: sắp xếp lịch hẹn với khách hàng và báo với văn phòng liên quan; kiểm tra thông tin khách hàng cần, đăng ký và tư vấn các gói dịch vụ bên công ty cung cấp v.v…

Với bằng đấy công việc thì một lễ tân không thể thiếu được sự am hiểu, thành thạo về tin học văn phòng nói chung. Điều này giúp cả lễ tân, bộ phận tuyển dụng và đào tạo cũng sẽ nhẹ nhàng hơn và tránh mất thời gian cho đôi bên.

Đây là một kỹ năng được tính vào bộ kỹ năng cơ bản mà bất kỳ ai khi tham gia một doanh nghiệp cũng cần biết

b. Thành thạo ngoại ngữ - Tiếng Anh Giao Tiếp tốt

Ngoại ngữ thực sự quan trọng đối với nhân viên lễ tân. Lý do nên học Ngoại ngữ – Về cơ bản tiếng Anh được coi là điều kiện tiên quyết vì bạn cần quan tâm, xử lý và giải quyết hầu hết các vấn đề của bạn với người nước ngoài.

Tiếng Anh được coi là ngôn ngữ quốc tế, không phân biệt quốc gia. Khách hàng có thể giỏi hoặc chưa tốt nhưng khi lễ tân chia sẻ bằng tiếng Anh thì họ hiểu và nắm bắt thông tin nhanh nhất.

Không chỉ vậy, nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp của cá nhân bạn và toàn bộ tòa nhà của bạn như một “bộ mặt của thương hiệu” trực tiếp. Tiếng Anh cũng giúp bạn phát triển thông qua việc đọc và học hỏi từ khắp nơi trên thế giới.

Nếu bạn không có ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh – bạn sẽ chỉ có thể làm việc trong các tòa nhà, công ty nhỏ và chủ yếu là khách hàng trong nước. Cơ hội thăng tiến và phát triển rất thấp.

Ngoại ngữ thực sự quan trọng đối với nhân viên lễ tân

c. Kiến thức về truyền thông, social, tiếp thị

Về cơ bản thì một bạn lễ tân sẽ luôn có một scope sale tương đối nhỏ. Nó không trực tiếp, thường trực làm công việc mỗi ngày nhưng sẽ luôn có.

Chính vì thế mà một ứng viên có kinh nghiệm, có hiểu biết về truyền thông, tiếp thị và social sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp. Bởi truyền thông là mang giá trị doanh nghiệp có và đem nó hướng đến khách hàng một cách rõ ràng và hiệu quả, cụ thể nhất.

Đặc biệt với các bạn ứng viên, những kỹ năng không thuộc phạm vi chuyên môn, nghiệp vụ của lễ tân khi bạn có sẽ là một điểm mạnh giúp bạn tỏa sáng. Không chỉ dễ dàng được hòa nhập làm một phần của công ty, mà cơ hội phát triển, thăng tiến của bạn cũng sẽ được mở rộng rất nhiều.

Truyền thông là mang giá trị doanh nghiệp có và đem nó hướng đến khách hàng một cách rõ ràng và hiệu quả, cụ thể nhất.

2. 4 phẩm chất cần có ở một lễ tân tốt

2.1. Thái độ tích cực

Thái độ của một người luôn tỏa sáng. Vì vậy, điều quan trọng là lễ tân của bạn có một người tích cực. Điều này sẽ ảnh hưởng đến cách họ phản ứng với các tình huống khác nhau – tốt, căng thẳng và mọi thứ ở giữa. Thái độ tích cực không chỉ là điều bạn có thể tạo ra cho khách hàng của mình mà còn là điều mà những nhân viên khác sẽ tiếp thu.

Khi phỏng vấn các nhân viên lễ tân tiềm năng, hãy đặt thêm câu hỏi về quan điểm và tính cách của họ, cũng như kinh nghiệm và kỹ năng trước đây. Bằng cách này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về thái độ của họ. Nhiều người chọn một quá trình phỏng vấn dài hơn để thử và hiểu sâu hơn về đặc điểm tính cách này và tìm hiểu xem ứng viên có tố chất lễ tân phù hợp hay không.

Thái độ của một người luôn tỏa sáng. Vì vậy, điều quan trọng là lễ tân của bạn có một người tích cực

2.2. Kỹ năng tổ chức

Kỹ năng tổ chức là quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp. Nhân viên lễ tân của bạn cần có khả năng phát triển các quy trình một cách nhanh chóng để luôn đi đúng hướng và tập trung. Bằng cách này, họ có thể chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ thường xảy ra trong môi trường kinh doanh nhộn nhịp. Họ cũng có thể sắp xếp các tệp, số điện thoại và khu vực làm việc để không bị mất các tệp quan trọng. Cái này rất quan trọng. Một số người rất tệ khi luôn có tổ chức, nhưng bạn cần một người nào đó trong doanh nghiệp của bạn chịu trách nhiệm.

Hồ sơ tài chính và dữ liệu khách hàng không cần phải lộn xộn, đây thường là những thứ mà lễ tân của bạn phải xử lý hàng ngày. Cũng giống như những phẩm chất khác của một lễ tân giỏi, kiểm tra tổ chức là một điều khác mà bạn có thể xây dựng trong quá trình tuyển dụng.

Bạn có thể bắt đầu bằng cách hỏi họ muốn thiết lập lịch và danh bạ của họ như thế nào. Tất cả các trợ lý ảo của chúng tôi đều được đào tạo theo tiêu chuẩn cao và có kỹ năng tổ chức tuyệt vời, cũng như khả năng đặt lịch hẹn và tích hợp với CRM của riêng bạn. Họ biết cách giúp giữ mọi thứ trong doanh nghiệp của bạn an toàn và bảo mật.

Kỹ năng tổ chức là quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp

2.3. Kỹ năng đa nhiệm

Đa nhiệm không nhất thiết là cách tốt nhất để tập trung, đặc biệt là đối với những công việc đòi hỏi nhiều sáng tạo. Tuy nhiên, khả năng đa nhiệm là điều cần thiết đối với nhân viên lễ tân. Họ chắc chắn phải đa nhiệm. Nó chỉ là cách mọi thứ hoạt động. Một phút họ có thể đang làm việc trên một bảng tính, phút tiếp theo họ có thể thực hiện một cuộc gọi điện thoại hoặc nhận một tin nhắn văn bản.

Đặc biệt đối với các đội nhỏ, kỹ năng đa nhiệm là điều bắt buộc. Trong bất kỳ vai trò quản lý nào, sẽ luôn có rất nhiều nhu cầu và đôi khi là cạnh tranh, đặc biệt là khi liên quan đến định hướng khách hàng. Khi bạn đang tìm kiếm một sự tiếp nhận tốt, bạn cần một người có thể xử lý tất cả các quả bóng trên không cùng một lúc. Nhận cuộc gọi, lên lịch, ghi chú và ghi nhớ danh sách việc cần làm và mục tiêu cốt lõi trong ngày và trong tuần cùng một lúc. Chúng thường là chất keo giữ cho máy hoạt động.

Một số công ty cảm thấy họ cần phải thuê nhân viên riêng cho các nhiệm vụ quan hệ khách hàng và quản lý văn phòng. Một nhân viên lễ tân có năng lực có thể đảm nhiệm cả hai vai trò.

Khả năng đa nhiệm là điều cần thiết đối với nhân viên lễ tân. Họ chắc chắn phải đa nhiệm.

2.4. Trí tuệ cảm xúc cao

Trí tuệ cảm xúc rất quan trọng ở nơi làm việc. Những người có trí tuệ cảm xúc cao là người đồng cảm, có thể xử lý cảm xúc của chính họ và quản lý cảm xúc của người khác. Tất cả những kỹ năng này là chìa khóa để trở thành một lễ tân giỏi. Khi lễ tân cần trả lời điện thoại, người ở đầu dây bên kia không phải lúc nào cũng vui vẻ – lễ tân cần biết cách xử lý tình huống.

Nếu họ có trí thông minh cảm xúc thấp và kỹ năng giao tiếp kém, họ có thể dễ bị xúc phạm, mất bình tĩnh và / hoặc khiến người gọi tức giận hoặc thất vọng. Nhưng nếu họ có trí tuệ cảm xúc cao, bạn sẽ thấy tác dụng ngược lại. Họ sẽ chào hỏi mọi người một cách thân thiện và cố gắng xây dựng mối quan hệ với khách hàng mới hoặc khách hàng hiện tại.

Những người có trí tuệ cảm xúc cao là người đồng cảm, có thể xử lý cảm xúc của chính họ và quản lý cảm xúc của người khác.

Lễ tân là bộ mặt của doanh nghiệp, hiểu được vấn đề đó nên Jolie Siam đã giúp bạn note lại một vài lưu ý rồi. Mong là sẽ giúp ích cho bạn nhé!!

Một vài bài viết hẳn sẽ có ích cho bạn

Jolie Siam mến chúc bạn thật nhiều sức khỏe và nếu có bất kỳ thắc mắc nào khác. Đừng ngại liên lạc ngay Jolie Siam để được giải đáp nhé!