fbpx

Tuyển dụng nhân viên lễ tân hành chính có khó không?

Nhân viên lễ tân hành chính là bộ phận không thể thiếu đối với bất kì một doanh nghiệp, công ty từ quy mô nhỏ hay lớn. Vị trí này được coi là bộ mặt của công ty, đồng thời cũng thực hiện các công việc hành chính khác nhau… và các công việc khác phục vụ công việc của các phòng ban trong công ty. 

Gần đây, lễ tân hành chính trở thành công việc được đông đảo ứng viên quan tâm do nhu cầu của doanh nghiệp tăng lên và chế độ lương thưởng, phúc lợi của vị trí này cũng khá cao.

Có thể nói nhân viên lễ tân chính là đại diện hình ảnh của một công ty, doanh nghiệp bởi lẽ lễ tân sẽ là người tiếp xúc đầu tiên với khách hàng khi đến với công ty. Đặc biệt, trong các doanh nghiệp hoạt động về ngành dịch vụ thì vai trò của bộ phận lễ tân càng được chú trọng hơn .Công việc lễ tân văn phòng thường được thực hiện tại khu vực sảnh chờ, quầy lễ tân với các công việc cụ thể bao gồm:

1.1. Thực hiện nghiệp vụ lễ tân: Đón - tiễn khách, đàm thoại, tư vấn dịch vụ

– Thực hiện các công việc lễ tân khi trực tại khu vực bàn lễ tân

– Nghe và chuyển điện thoại theo yêu cầu

– Đón tiếp, hướng dẫn, giới thiệu khách đến làm việc

– Tiếp nước các cuộc họp của Ban Lãnh đạo và đối tác khi được yêu cầu

– Theo dõi, tổng hợp công làm việc hàng tháng cho toàn bộ công ty

Đây là nghiệp vụ cơ bản của một lễ tân nói chung. Không chỉ riêng gì với một lễ tân hành chính. Bạn cần luôn xuất hiện và đứng quầy lễ tân để sẵn sàng đón tiếp khách hàng đến, hỗ trợ và tiễn họ đi trịnh trọng, gần gũi.

Nhân viên lễ tân là đại diện hình ảnh của một công ty, doanh nghiệp

Nhân viên lễ tân là đại diện hình ảnh của một công ty, doanh nghiệp

Giao tiếp, đàm thoại và tư vấn dịch vụ – Gọi chung là giao tiếp sẽ giúp bạn nắm bắt vấn đề của khách hàng khi tìm đến tòa nhà mà mình phụ trách.

1.2. Hỗ trợ văn thư

Đối với một số công ty, doanh nghiệp, lễ tân hành chính cũng thực hiện các công việc như quản lý con dấu theo quy định của công ty, kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu; Quản lý công văn, tài liệu đến – đi giữa các phòng ban hay giữa công ty doanh nghiệp và đối tác.

Đồng thời vị trí này cũng yêu cầu ứng viên thành thạo tin học văn phòng để soạn thảo văn bản khi được yêu cầu; photo, scan tài liệu của công ty khi được yêu cầu và cung cấp các tài liệu lưu tại Văn thư cho các cá nhân, phòng ban để phục vụ công việc.

Hỗ trợ văn thư hành chính ở vị trí lễ tân

Hỗ trợ văn thư hành chính ở vị trí lễ tân

1.3 Công tác hành chính

– Chuẩn bị phòng họp, cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho việc họp,…

2. Tuyển dụng nhân viên lễ tân hành chính thông qua những kênh nào

2.1. Các kênh tuyển dụng truyền thống

a. Ưu điểm

Hiện nay, các website tuyển dụng truyền thống đang là một trong những kênh tuyển dụng được sử dụng phổ biến hơn cả, mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng, kịp thời.

Với khả năng thu hút lượng lớn ứng viên từ khắp mọi nơi, nhà tuyển dụng đăng tin trên website tuyển dụng trực tuyến sẽ rất thuận lợi tìm được lượng ứng viên tiềm năng như mong muốn.

b. Nhược điểm

Thời gian xét duyệt trên các website sẽ hơi lâu tùy thuộc vào loại trang web và độ uy tín. Ngoài ra sẽ mất thời gian trong việc sàng lọc CV vì một số ứng viên không đọc kĩ bản mô tả công việc dẫn đến việc “rải” CV dù không phù hợp với tiêu chí tuyển dụng.

2.2. Job fair trường đại học

a. Ưu điểm

Kênh tuyển dụng thông qua sự kiện mang lại hiệu quả cao cho những nhu cầu tuyển dụng theo nhóm đối tượng ứng viên. Thông thường kênh tuyển dụng này sẽ đăng tải thông tin trên các diễn đàn thuộc cộng đồng ứng viên (điển hình là các trường đại học) mà nhà tuyển dụng đang hướng tới với các sự kiện như : Ngày hội việc làm cho sinh viên năm cuối, Ngày hội tuyển dụng thực tập sinh…

Ngày hội tuyển dụng dành cho các doanh nghiệp tại sự kiện

Ngày hội tuyển dụng dành cho các doanh nghiệp tại sự kiện

b. Nhược điểm

Các ngày hội job fair sẽ hướng đến đối tượng ứng viên cụ thể là sinh viên trong các trường, có ít kinh nghiệm thực tiễn và chỉ được tổ chức một khoảng thời gian định kỳ từ 1-2 lần trong năm. Chính vì vậy nếu bạn cần nguồn nhân lực có nghiệp vụ cao hoặc cần tuyển dụng ở các thời điểm khác trong năm thì nên cân nhắc nhé.

2.3. Thông qua mạng xã hội

a. Ưu điểm

Những phương tiện truyền thông xã hội cũng chính là một kênh tuyển dụng thời đại đang rất “hot” hiện nay. Các nền tảng mạng xã hội được sử dụng phổ biến nhất chính là Facebook, Zalo, Linkedin … để tuyển dụng.

Đối với việc sử dụng kênh tuyển dụng mạng xã hội có thể giúp ứng viên có thể tìm hiểu thêm về chế độ, thành tựu ,… và định hướng công việc đang hướng tới thông qua việc truy cập lịch sử trạng thái của công ty. 

Và so với việc tìm hiểu thông qua website doanh nghiệp thì việc cập nhật thông tin qua mạng xã hội mang tính thực tế và có tính đánh giá cao hơn vì kèm theo đó là những bình luận, phản hồi từ nhiều đối tượng khách hàng khác nhau.

Phương tiện truyền thông xã hội cũng là một kênh tuyển dụng thời đại

Phương tiện truyền thông xã hội cũng là một kênh tuyển dụng thời đại

b. Nhược điểm

Vì các trang mạng xã hội với các nhóm tuyển dụng có nhiều đối tượng có thể đăng tuyển nên những tin giả hay các loại tin tuyển dụng “đa cấp”, lừa đảo vẫn có lúc không được lọc kĩ và nhiều ứng viên mất thời gian, tiền bạc khi ứng tuyển ở các tin đăng này.

2.4. Thông qua công ty dịch vụ nhân sự

a. Ưu điểm

Công ty dịch vụ nhân sự luôn là sự lựa chọn an toàn và tiết kiệm đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiện nay thì với mức chi trả cho outsource lễ tân trong 1 năm sẽ nhỏ hơn rất nhiều so với nhân sự của công ty.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể linh động thuê part time hoặc hợp đồng từ 2-3 tháng. Vì thế mà chi phí cho nhân sự bộ phận lễ tân cũng giảm đáng kể.

Với việc tuyển dụng nhân viên lễ tân thông qua công ty dịch vụ nhân sự thì doanh nghiệp sẽ linh động tuyển dụng được những lễ tân được đào tạo nghiệp vụ chuyên nghiệp và có kinh nghiệm.

b. Nhược điểm

Vấn đề liên quan tới thông tin nội bộ: Đối với những công ty lớn, bảo mật thông tin cao, mỗi bộ phận có bảo mật thông tin riêng nhất định thì việc outsource lễ tân từ bên ngoài không đáng lo ngại.

Doanh nghiệp có thể rơi vào thế bị động: Doanh nghiệp có thể rơi vào thế bị động, nhân viên làm việc không ổn định suốt một quãng đường dài.

Thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp: Với các doanh nghiệp lớn sau bao năm nỗ lực xây dựng từ chiến lược tới văn hóa công ty thì có thể sẽ xảy rủi ro cho thương hiệu của doanh nghiệp nếu ứng xử không khéo léo về dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Dịch vụ lễ tân trọn gói của Jolie Siam

Dịch vụ lễ tân trọn gói của Jolie Siam

Với dịch vụ lễ tân của Jolie Siam sẽ cung cấp trọn gói bao gồm tuyển dụng/thay thế, dự phòng liên tục, đào tạo & huấn luyện, chuẩn hóa quy trình, quản lý nhân viên lễ tân về phúc lợi & định hướng sự nghiệp, và kiểm định chất lượng dịch vụ hằng năm. 

Jolie sẽ chăm sóc toàn bộ khu vực hình ảnh quầy tân của tòa nhà doanh nghiệp, tổ chức với gói lễ tân tòa nhà chất lượng cao cấp.

3. Các lưu ý để việc tuyển dụng nhân viên lễ tân hành chính đạt hiệu quả cao nhất

3.1. Có lộ trình thăng tiến

Nhân viên lễ tân hành chính được đánh giá là bộ phận có cơ hội thăng tiến khá cao và hấp dẫn. Nếu biết cách học hỏi, trau dồi và tích lũy kiến thức, kỹ năng cần thiết trong quá trình làm việc và cố gắng hoàn thành tốt công việc được đưa ra từ cấp trên hay yêu cầu từ khách hàng, bạn hoàn toàn có thể thăng tiến nhanh chóng. 

Vì vậy khi cần tuyển dụng nhân viên lễ tân, cũng cần chỉ rõ lộ trình thăng tiến trong công việc để tạo nên định hướng gắn bó lâu dài cho ứng viên.

Hiện nay, công việc lễ tân văn phòng không chỉ còn giới hạn dành cho phái nữ mà đã mở rộng phát triển, đa dạng và phù hợp cho cả nam và nữ. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực, ngành nghề khác nhau, nhà tuyển dụng sẽ có sự lựa chọn ứng viên cho vị trí lễ tân văn phòng phù hợp.

Cơ hội thăng tiến cao bắt đầu từ vị trí lễ tân

Cơ hội thăng tiến cao bắt đầu từ vị trí lễ tân đến giám đốc hành chính

Lộ trình thăng tiến của một nhân viên lễ tân văn phòng cũng phân định rõ ràng theo cấp bậc, cụ thể như sau:

a. Cấp bậc nhân viên

Cấp bậc nhân viên trong bộ phận lễ tân hành chính gồm nhân viên lễ tân, văn thư với công việc chính là tiếp đón khách hàng, giao nhận thư từ, tiếp nhận chuyển tiếp điện thoại.

b. Cấp bậc thư ký văn phòng

Công việc thư ký văn phòng cụ thể như: hỗ trợ lãnh đạo các công việc soạn thảo văn bản, công văn, lên lịch làm việc, lịch họp, quản lý hồ sơ, giấy tờ, tiếp nhận thông tin và báo cáo ,…

c. Cấp bậc quản trị

Cấp bậc quản trị tại bộ phận Lễ tân văn phòng yêu cầu các cá nhân có kinh nghiệm làm việc lâu năm, phẩm chất tốt và trình độ chuyên môn cao, vốn kiến thức rộng để có thể quản lý và tổ chức nhân sự tốt, kết nối với các phòng ban khác trong doanh nghiệp. Đồng thời, xử lý tình huống khéo léo với khách hàng và đối tác.

Vị trí trong cấp bậc quản trị gồm: Trợ lý hành chính văn phòng và Trưởng phòng / Giám đốc hành chính.

3.2. Lương và phúc lợi cạnh tranh

Hiện nay, có thể nói vị trí nhân viên lễ tân hành chính, doanh nghiệp có thể nhận được mức lương khá cao từ 6 – 10 triệu đồng/ tháng, tùy thuộc vào quy mô công ty cũng như chính sách đãi ngộ của từng đơn vị. Ngoài mức lương hàng tháng, thì một số doanh nghiệp còn áp dụng chính sách thưởng và chế độ đãi ngộ đặc biệt theo quy định.

Lương và phúc lợi là điều mà ứng viên nào cũng quan tâm

Lương và phúc lợi là điều mà ứng viên nào cũng quan tâm

Chính vì thế lương và phúc lợi cũng cần được lưu ý khi các doanh nghiệp cần tìm kiếm nhân viên hành chính ở vị trí lễ tân . Mức lương hấp dẫn và phúc lợi cạnh tranh và chế độ phúc lợi rõ ràng hẳn là điều cần thiết khi đăng tin ở bất kỳ kênh tuyển dụng nào.

3.3. Văn hóa doanh nghiệp

Tùy thuộc vào ngành nghề và yêu cầu nghiệp vụ, vị trí lễ tân hành chính là bước đệm mở ra cơ hội kết nối và thăng tiến lên các vị trí khác trong một lĩnh vực cụ thể. Một số bạn có thể bắt đầu với vị trí công việc lễ tân này như một cách để làm quen với công việc văn phòng, văn hóa doanh nghiệp hoặc để tìm hiểu các chức năng hoặc vị trí khác trong một công ty. 

Vì vậy các nhà tuyển dụng cũng cần lưu ý ứng viên có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của công ty mình hay không để tiến đến bước cam kết làm việc hiệu quả và gắn bó lâu dài.

Với tính chất công việc năng động cùng mức lương ổn định, nhân viên lễ tân doanh nghiệp đang là một công việc nhận được sự quan tâm của rất nhiều bạn trẻ hiện nay, nhất là các bạn nữ. 

Và vì thế phía tuyển dụng nhân sự cũng cần nhiều lưu ý hơn, tuy nhiên nếu bạn đã đọc bài viết này thì chắc hẳn sẽ rút ra rằng việc tuyển dụng nhân viên ở vị trí lễ tân hành chính là không quá khó.

Nếu như doanh nghiệp, tổ chức của bạn cần tư vấn kỹ hơn về dịch vụ tuyển dụng tòa nhà thì đừng ngần ngại liên hệ Jolie Siam hoặc email trực tiếp đến sales@joliesiam.com nhé.

Liên lạc ngay!