Jolie Siam is now a part of Source of Asia
XEM THÊM
Lễ tân tòa nhà là gương mặt của công ty, là vị trí mà khách hàng tiếp xúc đầu tiên khi đặt chân đến tòa nhà. Với việc bộ phận lễ tân chỉnh chu, chuyên nghiệp, khéo léo sẽ để lại ấn tượng cực kỳ tốt trong lòng đối tác của quý công ty. Và dĩ nhiên, việc bộ phận lễ tân thiếu chuyên nghiệp cũng sẽ trực tiếp gây ấn tượng xấu.
Chính vì lẽ đó mà nhà tuyển dụng cũng cần lưu ý hơn khi cân đo, đong đếm tuyển chọn cho bộ phận lễ tân; đặc biệt là nhân viên lễ tân tòa nhà. Hiểu được vấn đề đó, vì thế JS đã giúp bạn ghi lại và cho ra bài viết này: Kỹ năng, nghiệp vụ cần có khi trở thành lễ tân tòa nhà ưu tú.
Bài viết liên quan:
Mục lục
Khi bạn đến thăm văn phòng của tổ chức, lễ tân là người đầu tiên chào đón bạn. Vai trò của họ bao gồm các nhiệm vụ hành chính cũng như hoàn thành các vai trò dịch vụ khách hàng.
Làm cho quý khách hàng cảm thấy như ở nhà, đảm bảo khách truy cập hoặc cuộc gọi đến đúng người trong tổ chức của bạn và lên lịch các cuộc hẹn. Có nghĩa là họ đóng một vai trò quan trọng trong việc vận hành trơn tru các quy trình kinh doanh. Quy trình làm việc của tổ chức.
Do bản chất của vai trò của họ, nhân viên lễ tân đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng tốt ban đầu và nâng cao danh tiếng của tổ chức.
Những việc mà một nhân viên lễ tân tòa nhà cần làm:
Bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp
Với một nhân viên lễ tân tòa nhà thì cần những yêu cầu nghiệp vụ tương đối khác so với nhân viên lễ tân nhà hàng, khách sạn v.v. Tuy nhiên về cơ bản thì bạn sẽ cần có những yêu cầu sau:
Đây là nghiệp vụ cơ bản của một lễ tân nói chung. Không chỉ riêng gì với một lễ tân tòa nhà. Bạn cần luôn xuất hiện và đứng quầy lễ tân để sẵn sàng đón tiếp khách hàng đến, hỗ trợ và tiễn họ đi trịnh trọng, gần gũi.
Giao tiếp, đàm thoại và tư vấn dịch vụ – Gọi chung là giao tiếp sẽ giúp bạn nắm bắt vấn đề của khách hàng khi tìm đến tòa nhà mà mình phụ trách. Hiểu và am hiểu, nhanh nhạy sẽ là những keyword giúp bạn đến gần hơn với khách hàng mình đang đón tiếp.
Nhiệm vụ thông thường của một lễ tân
Ngoại ngữ đối với một nhân viên lễ tân là thực sự rất cần thiết. Sở dĩ ngoại ngữ – cơ bản là Tiếng Anh được xem là yếu tố tiên quyết vì bạn sẽ cần phải quan tâm và xử lý, giải quyết phần lớn vấn đề với người nước ngoài.
Tiếng Anh được xem là ngôn ngữ quốc tế, dù ở bất kỳ đất nước nào. Quý khách hàng có thể giỏi hoặc không giỏi nhưng họ sẽ hiểu và có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng khi lễ tân chia sẻ bằng tiếng anh.
Hơn thế nữa thì nó thể hiện được sự chuyên nghiệp của cá nhân bạn và cả tòa nhà nơi bạn đang trực tiếp làm “bộ mặt thương hiệu”. Tiếng anh còn giúp bạn không ngừng phát triển bằng cách đọc và học những kiến thức đến từ khắp thế giới.
Nếu không có ngoại ngữ, cụ thể là tiếng Anh – Bạn sẽ chỉ có thể làm việc tại những tòa nhà, công ty có quy mô nhỏ và tập khách hàng chủ yếu là khách nội địa. Cơ hội thăng tiến, phát triển rất thấp.
Cần có tiếng Anh tốt – Cơ bản
Với bất cứ vị trí, ngành nghề nào thì ở thời đại 4.0 này. Lễ tân cũng cần hiểu và biết rõ về tin học văn phòng – Cụ thể là word và excel.
Bạn cần tra cứu thông tin trên Internet và kể cả sử dụng những công cụ như word, excel để phục vụ công việc của mình. Đơn cử như lập báo cáo, thống kê số lượng khách đăng ký dịch vụ v.v…
Tin học văn phòng luôn là kỹ năng vô cùng cần thiết
Lễ tân tòa nhà là bộ mặt của cả tòa nhà, hàng chục công ty khác nhau. Do đó việc nắm những thông tin cơ bản về các công ty tại tòa nhà của mình là việc vô cùng cần thiết. Bạn cần hiểu, biết về các lĩnh vực công ty đang tham gia để tiện tư vấn và hỗ trợ khách hàng.
Các thông tin về khách hàng đang sử dụng dịch vụ tòa nhà luôn được lưu trữ tại hệ thống quản lý tòa nhà. Theo sau đó không chỉ là thông tin cơ bản, mà còn là hỗ trợ tác vụ gấp. Liên hệ trực tiếp với quý công ty để giải quyết sự việc càng sớm càng tốt.
Lễ tân còn cần tư vấn và hỗ trợ về dịch vụ công ty cung cấp
Kiểm soát cảm xúc, phân tích và xử lý tình huống là việc lễ tân tòa nhà cần tiếp nhận và xử lý mỗi ngày. Không để cảm xúc cá nhân lấn át, xen vào công việc là một đức tính mà ban tuyển dụng cần lưu ý – đánh giá rất cao.
Đặc biệt, khi đối mặt với các phàn nàn của khách hàng thì cũng cần tỉnh táo và nhanh nhạy đưa ra phương án giải quyết thỏa đáng cho cả tòa nhà và bên khách hàng.
Luôn vui vẻ, đón nhận và xử lý mọi tình huống trong quyền hạn của một lễ tân
Mặc dù mọi tổ chức đều khác nhau về văn hóa và dịch vụ đối với khách hàng, nhưng có một số kỹ năng mà nhà tuyển dụng nên tìm kiếm khi thuê nhân viên lễ tân.
Các kỹ năng mềm mà bất cự một lễ tân nào cũng sẽ cần
Giao tiếp chuyên nghiệp và đồng cảm với người khác là yếu tố then chốt để tạo ấn tượng tốt với nhân viên lễ tân. Tưởng chừng dễ nhưng việc dùng lời nói để thể hiện được toàn bộ tâm ý và thông tin muốn chia sẻ là một kỹ năng cần được học và trau dồi thường xuyên.
Lắng nghe hoàn toàn những gì người kia nói, dù gặp trực tiếp hay qua điện thoại, có nghĩa là nhân viên lễ tân có thể giải quyết vấn đề một cách hiệu quả hoặc hướng khách hàng đến đúng người trong tổ chức
Để trở thành lễ tân tòa nhà giỏi cần có khả năng giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Khi bạn có khách hàng hoặc khách hàng trực tuyến trước mặt, việc sử dụng tư duy phản biện trong việc ra quyết định sẽ giúp duy trì ấn tượng tốt và danh tiếng về tổ chức của bạn
Đánh giá liệu một ứng viên có thể chứng minh được các kỹ năng mềm cần thiết để thành công trong vai trò này hay không sẽ giúp thu hẹp nhóm ứng viên. Kiểm tra thử nghiệm bên dưới!
Một số bài test giúp cho nhà tuyển dụng hiểu hơn về ứng viên của mình
Nhân viên lễ tân là một phần không thể thiếu của tổ chức, làm việc cùng với những người khác để đảm bảo hoạt động trơn tru và chia sẻ thông tin từ khách hàng và đồng nghiệp. Họ cần phải làm việc tốt với những người khác, hợp tác và khuyến khích người khác. Chỉ có như vậy họ mới có thể thực hiện nhiệm vụ lễ tân của mình một cách hiệu quả.
Các kỹ năng ứng viên cần có khi muốn trở thành một lễ tân giỏi
Nhân viên lễ tân bận rộn; họ xử lý nhiều công việc khác nhau và đòi hỏi kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc để thành công trong vai trò của họ. Bài kiểm tra kỹ năng quản lý thời gian cho phép bạn xác định liệu một ứng viên có thể đánh giá hợp lý tình hình và ưu tiên các nhiệm vụ cần hoàn thành hay không.
Bao gồm trong quá trình tuyển dụng là một bài kiểm tra kỹ năng giữa các cá nhân cho phép bạn đánh giá liệu một ứng viên có khả năng giao tiếp bằng sự đồng cảm và quyết tâm hay không, đồng thời giải quyết và giải quyết các tình huống khó khăn bằng sự khéo léo và ngoại giao. Bài kiểm tra đo lường liệu các ứng viên có trí tuệ cảm xúc để làm việc tốt với những người khác hay không, một kỹ năng thiết yếu cần thiết dựa trên số lượng nhân viên lễ tân mà họ gặp mỗi ngày.
Đánh giá mức độ thành thạo của ứng viên trong việc sử dụng bảng tính Excel và các hàm liên quan. Nhà tuyển dụng có thể đánh giá tổng quan về độ thành thạo của ứng viên. Tránh trường hợp khai gian trong CV – Điểm trừ to lớn về mặt đạo đức.
Lập luận và đàm phán là những kỹ năng phải luôn rèn luyện và học hỏi mỗi ngày
Với bài kiểm tra này, nhà tuyển dụng có thể thấy ứng viên hiểu và diễn đạt bằng miệng, cũng như hiểu và diễn đạt bằng văn bản. Bài kiểm tra này đánh giá khả năng giao tiếp hiệu quả của ứng viên bằng cả lời nói và văn bản.
Hy vọng là bạn đã có một cái nhìn rõ ràng hơn về vị trí nhân viên lễ tân tòa nhà. Cũng như đã giải đáp được thắc mắc về những điều cần lưu ý khi tuyển dụng
Jolie Siam mến chúc bạn thật nhiều sức khỏe và nếu có bất kỳ thắc mắc nào khác. Đừng ngại liên lạc ngay Jolie Siam để được giải đáp nhé!
