fbpx

Tuyển receptionist – nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Lễ tân có rất nhiều tương tác với khách hàng và họ thường dành một khoảng thời gian rất ngắn với khách hàng, nhưng không thể phủ nhận được ấn tượng lễ tân đem lại giúp ích rất lớn cho doanh nghiệp. 

Do đó, tuyển Receptionist – nhân viên lễ tân thực sự cần thiết. Tuy nhiên tự tuyển dụng hay tìm đến một công ty dịch vụ để tìm kiếm đội ngũ lễ tân cho mình? Đến bây giờ vẫn đang là một câu hỏi khá khó trả lời.

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Tuyển dụng lễ tân với đa dạng lựa chọn soa cho phù hợp

Cùng Jolie Siam điểm qua những lý do, ý nghĩa của lễ tân đối với doanh nghiệp. Đồng thời cả ưu và nhược điểm của 2 lựa chọn – tự tuyển hay outsourcing. Mọi thắc mắc đều được giải đáp ngay phía bên dưới thôi

1.1. Ấn tượng đầu tiên đến từ lễ tân tại doanh nghiệp

Nhân viên lễ tân của công ty bạn thường là những người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, điều này khiến họ rất quan trọng. Vì vậy họ về cơ bản là bộ mặt và tiếng nói của công ty bạn và vì lý do này, họ đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đại diện của tổ chức của bạn. Việc trả lời mọi thắc mắc của khách hàng, đón tiếp khi mọi người gọi đến doanh nghiệp của bạn có thể để ấn tượng tốt. Đặc biệt – để lại dấu ấn cho thấy doanh nghiệp của bạn từ những điều rất nhỏ.

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Vui vẻ, chuyên nghiệp là dáng vẻ luôn có ở một lễ tân – Ấn tượng từ khi bắt đầu

1.2. Lễ tân giúp tăng năng suất

Bất kể quy mô kinh doanh của bạn, một nhân viên lễ tân sẽ hỗ trợ và tăng cho cả doanh nghiệp và các bộ phận khác trong công ty. 

Nhân viên lễ tân không chỉ có thể đón tiếp và tư vấn dịch vụ mà còn có thể nhắn tin, photo tài liệu, scan văn bản cho toàn bộ nhân viên và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án để không có vấn đề gì xảy ra.

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Hỗ trợ và thực hình công việc được giao giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru

1.3. Tính chuyên nghiệp

Một nhân viên lễ tân được đào tạo sẽ quen thuộc và có thể hiểu các điều khoản và quy trình kinh doanh của bạn. Điều này cho phép họ trò chuyện với khách hàng, nhà thầu và những người gọi khác mà không tỏ ra bối rối hoặc không chắc chắn.

Giảm bớt thời gian và nhân lực cho chính doanh nghiệp. Đồng thời đem lại trải nghiệm tốt bất cứ khách hàng nào tìm đến công ty.

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Chuyên nghiệp thể hiện ở mỗi lễ tân cũng phản ánh chính doanh nghiệp của công ty

2. Lợi ích và rủi ro khi doanh nghiệp tự tuyển dụng nhân viên lễ tân

2.1. Tuyển mãi không được người phù hợp

a. Chủ động trong việc tuyển dụng nội bộ

Tuyển dụng nội bộ không phải là cụm từ xa lạ nữa. Việc tuyển dụng nội bộ sẽ giúp rút ngắn thời gian ứng viên thích ứng với môi trường, văn hóa công ty. Chính việc tuyển dụng nội bộ cũng sẽ giảm thiểu chi phí đáng kể. 

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Tuyển dụng nội bộ giúp ứng viên nhanh chóng thích nghi

b. Gần gũi và trực quan hơn khi phỏng vấn ứng viên - Có cái nhìn rộng hơn về ứng viên

Việc tận tay, tận mắt đọc và tìm hiểu về ứng viên tiềm năng của doanh nghiệp cũng sẽ là một điểm cộng. Có rất nhiều thứ bản thân cần trực tiếp tìm hiểu mới có thể nắm bắt. Cv và portfolio chính là những thứ có thể giúp doanh nghiệp đánh giá một cách trực quan về ứng viên của mình.

Hơn thế nữa, trong suốt quá trình phỏng vấn cũng sẽ có đánh giá cơ bản cho bạn khi tham gia vị trí này. Tác phong, cử chỉ và cả cách giao tiếp khi phỏng vấn sẽ cho thấy ứng viên thuộc kiểu người nào, phù hợp với công ty không? Đây cũng chính là những yêu cầu cơ bản của một lễ tân.

Xem thêm: 

DISC – Learn About Yourself

Your Image Your Future Class

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Thoải mái và trực quan hơn giữa cả nhà tuyển dụng và ứng viên

c. Ứng viên hiểu rõ hơn về đồng nghiệp, tổ chức và văn hóa trong tương lai

Thông qua việc trực tiếp tuyển dụng, ứng viên có cơ hội được đến tham quan, trải nghiệm, nhìn thấy cảm nhận một phần văn hóa công ty. Việc truyền đạt về định hướng, phong cách của doanh nghiệp không chỉ cần đọc, mà còn cần nghe và chứng kiến.

Ngoài ra, ứng viên có cơ hội trực tiếp hỏi và được giải đáp các thắc mắc của mình về doanh nghiệp. Tất cả các câu trả lời từ phía nhà tuyển dụng đều sẽ thể hiện tâm ý của công ty một cách rõ ràng nhất và chất lượng, thiết thực.

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Ứng viên sẽ được đến và cảm nhận văn hóa doanh nghiệp ngay chính lần đầu ghé thăm

2.2. Rủi ro thường gặp phải

    • Tiềm lực tuyển dụng chưa thực sự ổn. Kinh nghiệm và quy trình cho bộ phận lễ tân chưa rõ ràng và chỉnh chu.
  • Bàn lễ tân có thể bị bỏ trống vào lễ, tết hay là dịp nghỉ phép của nhân viên.
  • Mối bận tâm về giữ chân nhân viên lễ tân ưu tú. Tìm được người phù hợp đã khó, giữ chân và xây dựng lộ trình phát triển hấp dẫn còn khó gấp bội.
  • Khả năng tìm được người vừa có tâm và có tầm khá thấp. Tuyển dụng lễ tân thực sự muốn đi theo với nghề, cụ thể là với công ty vốn đã khá khó khăn. Phù hợp là đủ rồi!!

Nhân lực tuyển dụng, đào tạo tương đối mất thời gian. Lễ tân không cần thiết phải học và qua trường lớp, bằng cấp. Chính vì điều đó mà lễ tân trái ngành khá nhiều, việc này khiến quý công ty mất khá nhiều thời gian và nhân lực để training và theo sát nhân viên.

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Vướng mắc từ những rủi ro khiến doanh nghiệp chùn chân

3. So với tự tuyển dụng - Tìm đến công ty dịch vụ có điểm gì tốt hơn?

3.1. Lợi ích của công ty khi tìm đến công ty dịch vụ

a. Giảm thiểu chi phí

Chi phí khi tìm đến công ty dịch vụ sẽ thấp hơn rất nhiều so với việc tự tuyển dụng. Không kể về thời gian và nhân lực, doanh nghiệp có thể linh động trong việc tìm kiếm đội ngũ lễ tân. 

Thời gian làm việc có thể do công ty chọn,  có thể thuê partime hoặc theo thời vụ trong khoảng 3 – 4 tháng; tùy theo nhu cầu. Còn mọi hợp đồng và các việc khác về phía ứng viên, công ty dịch vụ sẽ lo hết.

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Không những tiết kiệm thời gian mà còn chi phí còn giảm đáng kể so với tự tuyển dụng

b. Tiết kiệm thời gian, nhân lực

Thông thường, các nhà tuyển dụng của công ty mất nhiều thời gian. Những nhân viên không có đủ trình độ chuyên môn và kỹ năng kinh nghiệm như mong đợi sẽ phải được đào tạo lại từ đầu. Hơn nữa, nếu bạn thất bại trong bài kiểm tra, bạn cần phải được thuê lại từ đầu. Đây là vấn đề khá đau đầu của nhiều doanh nghiệp.

Ngoài ra, trong một doanh nghiệp cần tốc độ, triển khai công việc của nhân viên càng nhanh thì khả năng chiếm lĩnh thị trường trước các đối thủ sẽ càng trơn tru.

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Tuyển dụng và đào tạo sẽ là câu chuyện ảnh hưởng trực tiếp đến sự nghiệp phát triển công ty

c. Đội ngũ nhân viên lễ tân chuyên nghiệp và kinh nghiệm

Bằng cách thuê ngoài nhân viên lễ tân, các doanh nghiệp sẽ có thể linh hoạt trong việc tuyển dụng những nhân viên lễ tân được đào tạo chuyên nghiệp và có kinh nghiệm. Khách hàng và đối tác của doanh nghiệp có thể là cả trong nước và nước ngoài, vì vậy lễ tân của doanh nghiệp phải có khả năng giao tiếp bằng nhiều thứ tiếng để chào đón khách hàng. Thông thạo ngoại ngữ, giao tiếp thành thạo và gặp gỡ đối tác cũng có thể giúp ích trong việc ký kết các hợp đồng lớn với các đối tác chính.

Hơn hết, đội ngũ lễ tân cũng đa nhiệm hơn với kinh nghiệm lâu năm của họ. Lễ tân có thể sắp xếp các cuộc họp để chuẩn bị các thủ tục giấy tờ. Soạn thảo hợp đồng, quản lý vật tư. Nhờ vậy mà tăng hiệu quả công việc và cũng giúp cho công việc giữa các bộ phận trở nên dễ dàng hơn.

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Tuyển dụng và đào tạo sẽ là câu chuyện ảnh hưởng trực tiếp đến sự nghiệp phát triển công ty

d. Luôn có phương án backup phù hợp trong mọi tình huống

Trong bất cứ trường hợp nào, bàn lễ tân sẽ luôn có bạn trực. Mọi công việc không bị gián đoạn: nhân viên toàn thời gian được nghỉ phép, nghỉ ốm, doanh nghiệp cần đảm bảo công việc diễn ra liên tục. Đảm bảo rằng mọi trải nghiệm của khách hàng khi tìm đến doanh nghiệp đều sẽ tuyệt vời.

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Phương án backup để tránh và giảm thiếu rủi ro trong mọi tình huống bất ngờ

3.2. Rủi ro - Liệu có đáng kể?

a. Thông tin nội bộ

Nỗi lo của doanh nghiệp khi phải leak thông tin của công ty ra ngoài. Các đối thủ cạnh tranh trên thương trường sẽ không ngừng lôi kéo, phá hoại, khiến năng suất làm việc của doanh nghiệp sụt giảm.

Kết quả là doanh nghiệp có thể mất chi phí và thời gian nếu thông tin bí mật bị xâm phạm. Đôi khi nó còn ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty, trường hợp nặng có thể dẫn đến phá sản.

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Thông tin nội bộ công ty có thể bị leak cho bên đối thủ cạnh tranh

b. Bị ràng buộc và tương đối phụ thuộc vào bên công ty dịch vụ

Điều này có nghĩa là khi doanh nghiệp nhận được kết quả từ bên gia công, nếu chưa hài lòng, họ sẽ không có nhiều thời gian để chỉnh sửa và phải sử dụng kết quả để hoàn thành dự án đúng thời hạn. Việc làm này về lâu dài cực kỳ nguy hiểm vì nó có thể gây tổn hại rất lớn đến uy tín của doanh nghiệp.

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Ít nhiều gì thì việc lựa chọn công ty dịch vụ uy tín sẽ giúp doanh nghiệp bị “ràng buộc” an toàn

c. Uy tín và thương hiệu của công ty

Chất lượng công việc, thậm chí cả thái độ làm việc của nhân viên thuê ngoài cũng phần nào ảnh hưởng đến bộ mặt của công ty. Nghiêm trọng hơn, kết quả công việc của họ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình, quyết định danh tiếng của công ty về lâu dài sẽ lên hay xuống.

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Công ty dịch vụ uy tín, chất lượng sẽ giúp nâng cao trải nghiệm của doanh nghiệp

d. Lựa chọn công ty dịch vụ uy tín

Một trong những cách giảm thiểu rủi ro chính là một công ty dịch vụ uy tín, chất lượng và có nhiều năm trong lĩnh vực này. Nếu mà gặp phải một bên không có đủ tầm, lại còn thiếu chút tâm thì có thể sẽ rất tệ. Có thể rủi ro đến mức bị phá sản.

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Công ty dịch vụ uy tín, chất lượng sẽ giúp nâng cao trải nghiệm của doanh nghiệp

4. Ý nghĩa của một lễ tân đối với bộ mặt doanh nghiệp

Việc tìm đến một công ty outsource giải quyết toàn bộ nỗi bận tâm của doanh nghiệp khi thiếu vắng một lễ tân chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp công ty không bao giờ bỏ lỡ cơ hội!!!!

Giám đốc điều hành của công ty có thể tạo ra điểm nhấn cho văn hóa và thương hiệu, nhưng chính nhân viên mới là người củng cố điều này với khách hàng. Các công ty hàng đầu biết rằng trải nghiệm của khách hàng bắt đầu từ người trả lời điện thoại! Cuộc gọi nhỡ có thể đồng nghĩa với việc bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh, vì vậy hãy thuê ai đó trả lời cuộc gọi. Một điểm cộng lớn cho bất kỳ công ty nào, ngay cả trong những ngày lễ.

Tuyển receptionist - nên tự tuyển hay tìm đến công ty dịch vụ?

Giải quyết toàn bộ nỗi bận tâm của doanh nghiệp khi thiếu vắng lễ tân chuyên nghiệp

Dịch vụ lễ tân trọn gói tại Jolie Siam

Giúp doanh nghiệp tiếp đón khách hàng theo cách chuyên nghiệp nhất và mang đến dịch vụ tốt nhất cho nhân viên nội bộ, hạng mục bao gồm:

  • Tuyển dụng và thay thế
  • Học tập và Phát triển
  • Lương thưởng & Phúc lợi
  • Dự phòng liên tục
  • Giữ chân nhân viên
Vì sao cần tuyển nhân viên lễ tân văn phòng?

Mong là sau những chia sẻ của Jolie Siam thì bạn đã đúc kết được một chút kinh nghiệm phục vụ cho công việc của mình trong tương lai. Nếu bạn cần Jolie Siam chia sẻ thêm thông tin về các giải pháp nhân sự toàn diện, hãy liên hệ với Jolie Siam hoặc gửi email trực tiếp đến happy@joliesiam.com nhé. 

Chúc bạn có một ngày vui vẻ và tràn ngập ánh nắng.

Liên lạc ngay!