Lễ tân có rất nhiều tương tác với khách hàng và họ thường dành một khoảng thời gian rất ngắn với khách hàng, nhưng không thể phủ nhận được ấn tượng lễ tân đem lại giúp ích rất lớn cho doanh nghiệp.
Do đó, tuyển Receptionist – nhân viên lễ tân thực sự cần thiết. Tuy nhiên tự tuyển dụng hay tìm đến một công ty dịch vụ để tìm kiếm đội ngũ lễ tân cho mình? Đến bây giờ vẫn đang là một câu hỏi khá khó trả lời.
Tuyển dụng lễ tân – nên tự tuyển hay sử dụng công ty dịch vụ?
Cùng Jolie Siam điểm qua những lý do, ý nghĩa của lễ tân đối với doanh nghiệp. Đồng thời cả ưu và nhược điểm của 2 lựa chọn – tự tuyển hay outsourcing. Mọi thắc mắc đều được giải đáp ngay phía bên dưới thôi!
Mục lục
Nhân viên lễ tân của công ty bạn thường là những người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, điều này khiến họ rất quan trọng. Vì vậy họ về cơ bản là bộ mặt và tiếng nói của công ty bạn và vì lý do này, họ đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đại diện của tổ chức của bạn. Việc trả lời mọi thắc mắc của khách hàng, đón tiếp khi mọi người gọi đến doanh nghiệp của bạn có thể để ấn tượng tốt. Đặc biệt – để lại dấu ấn cho thấy doanh nghiệp của bạn từ những điều rất nhỏ.
Vui vẻ, chuyên nghiệp là dáng vẻ luôn có ở một lễ tân – Ấn tượng từ khi bắt đầu
Bất kể quy mô kinh doanh của bạn, một nhân viên lễ tân sẽ hỗ trợ và tăng cho cả doanh nghiệp và các bộ phận khác trong công ty.
Nhân viên lễ tân không chỉ có thể đón tiếp và tư vấn dịch vụ mà còn có thể nhắn tin, photo tài liệu, scan văn bản cho toàn bộ nhân viên và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các dự án để không có vấn đề gì xảy ra.
Hỗ trợ và thực hình công việc được giao giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru
Một nhân viên lễ tân được đào tạo sẽ quen thuộc và có thể hiểu các điều khoản và quy trình kinh doanh của bạn. Điều này cho phép họ trò chuyện với khách hàng, nhà thầu và những người gọi khác mà không tỏ ra bối rối hoặc không chắc chắn.
Giảm bớt thời gian và nhân lực cho chính doanh nghiệp. Đồng thời đem lại trải nghiệm tốt bất cứ khách hàng nào tìm đến công ty.
Chuyên nghiệp thể hiện ở mỗi lễ tân cũng phản ánh chính doanh nghiệp của công ty
Tuyển dụng nội bộ không phải là cụm từ xa lạ nữa. Việc tuyển dụng nội bộ sẽ giúp rút ngắn thời gian ứng viên thích ứng với môi trường, văn hóa công ty. Chính việc tuyển dụng nội bộ cũng sẽ giảm thiểu chi phí đáng kể.
Tuyển dụng nội bộ giúp ứng viên nhanh chóng thích nghi
Việc tận tay, tận mắt đọc và tìm hiểu về ứng viên tiềm năng của doanh nghiệp cũng sẽ là một điểm cộng. Có rất nhiều thứ bản thân cần trực tiếp tìm hiểu mới có thể nắm bắt. Cv và portfolio chính là những thứ có thể giúp doanh nghiệp đánh giá một cách trực quan về ứng viên của mình.
Hơn thế nữa, trong suốt quá trình phỏng vấn cũng sẽ có đánh giá cơ bản cho bạn khi tham gia vị trí này. Tác phong, cử chỉ và cả cách giao tiếp khi phỏng vấn sẽ cho thấy ứng viên thuộc kiểu người nào, phù hợp với công ty không? Đây cũng chính là những yêu cầu cơ bản của một lễ tân.
Xem thêm:
Thoải mái và trực quan hơn giữa cả nhà tuyển dụng và ứng viên
Thông qua việc trực tiếp tuyển dụng, ứng viên có cơ hội được đến tham quan, trải nghiệm, nhìn thấy cảm nhận một phần văn hóa công ty. Việc truyền đạt về định hướng, phong cách của doanh nghiệp không chỉ cần đọc, mà còn cần nghe và chứng kiến.
Ngoài ra, ứng viên có cơ hội trực tiếp hỏi và được giải đáp các thắc mắc của mình về doanh nghiệp. Tất cả các câu trả lời từ phía nhà tuyển dụng đều sẽ thể hiện tâm ý của công ty một cách rõ ràng nhất và chất lượng, thiết thực.
Ứng viên sẽ được đến và cảm nhận văn hóa doanh nghiệp ngay chính lần đầu ghé thăm
Vướng mắc từ những rủi ro khiến doanh nghiệp chùn chân
Chi phí khi tìm đến công ty dịch vụ sẽ thấp hơn rất nhiều so với việc tự tuyển dụng. Không kể về thời gian và nhân lực, doanh nghiệp có thể linh động trong việc tìm kiếm đội ngũ lễ tân.
Thời gian làm việc có thể do công ty chọn, có thể thuê partime hoặc theo thời vụ trong khoảng 3 – 4 tháng; tùy theo nhu cầu. Còn mọi hợp đồng và các việc khác về phía ứng viên, công ty dịch vụ sẽ lo hết.
Không những tiết kiệm thời gian mà còn chi phí còn giảm đáng kể so với tự tuyển dụng
Thông thường, các nhà tuyển dụng của công ty mất nhiều thời gian. Những nhân viên không có đủ trình độ chuyên môn và kỹ năng kinh nghiệm như mong đợi sẽ phải được đào tạo lại từ đầu. Hơn nữa, nếu bạn thất bại trong bài kiểm tra, bạn cần phải được thuê lại từ đầu. Đây là vấn đề khá đau đầu của nhiều doanh nghiệp.
Ngoài ra, trong một doanh nghiệp cần tốc độ, triển khai công việc của nhân viên càng nhanh thì khả năng chiếm lĩnh thị trường trước các đối thủ sẽ càng trơn tru.
Tuyển dụng và đào tạo sẽ là câu chuyện ảnh hưởng trực tiếp đến sự nghiệp phát triển công ty
Bằng cách thuê ngoài nhân viên lễ tân, các doanh nghiệp sẽ có thể linh hoạt trong việc tuyển dụng những nhân viên lễ tân được đào tạo chuyên nghiệp và có kinh nghiệm. Khách hàng và đối tác của doanh nghiệp có thể là cả trong nước và nước ngoài, vì vậy lễ tân của doanh nghiệp phải có khả năng giao tiếp bằng nhiều thứ tiếng để chào đón khách hàng. Thông thạo ngoại ngữ, giao tiếp thành thạo và gặp gỡ đối tác cũng có thể giúp ích trong việc ký kết các hợp đồng lớn với các đối tác chính.
Hơn hết, đội ngũ lễ tân cũng đa nhiệm hơn với kinh nghiệm lâu năm của họ. Lễ tân có thể sắp xếp các cuộc họp để chuẩn bị các thủ tục giấy tờ. Soạn thảo hợp đồng, quản lý vật tư. Nhờ vậy mà tăng hiệu quả công việc và cũng giúp cho công việc giữa các bộ phận trở nên dễ dàng hơn.
Tuyển dụng và đào tạo sẽ là câu chuyện ảnh hưởng trực tiếp đến sự nghiệp phát triển công ty
Trong bất cứ trường hợp nào, bàn lễ tân sẽ luôn có bạn trực. Mọi công việc không bị gián đoạn: nhân viên toàn thời gian được nghỉ phép, nghỉ ốm, doanh nghiệp cần đảm bảo công việc diễn ra liên tục. Đảm bảo rằng mọi trải nghiệm của khách hàng khi tìm đến doanh nghiệp đều sẽ tuyệt vời.
Phương án backup để tránh và giảm thiếu rủi ro trong mọi tình huống bất ngờ
Nỗi lo của doanh nghiệp khi phải leak thông tin của công ty ra ngoài. Các đối thủ cạnh tranh trên thương trường sẽ không ngừng lôi kéo, phá hoại, khiến năng suất làm việc của doanh nghiệp sụt giảm.
Kết quả là doanh nghiệp có thể mất chi phí và thời gian nếu thông tin bí mật bị xâm phạm. Đôi khi nó còn ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty, trường hợp nặng có thể dẫn đến phá sản.
Thông tin nội bộ công ty có thể bị leak cho bên đối thủ cạnh tranh
Điều này có nghĩa là khi doanh nghiệp nhận được kết quả từ bên gia công, nếu chưa hài lòng, họ sẽ không có nhiều thời gian để chỉnh sửa và phải sử dụng kết quả để hoàn thành dự án đúng thời hạn. Việc làm này về lâu dài cực kỳ nguy hiểm vì nó có thể gây tổn hại rất lớn đến uy tín của doanh nghiệp.
Ít nhiều gì thì việc lựa chọn công ty dịch vụ uy tín sẽ giúp doanh nghiệp bị “ràng buộc” an toàn
Chất lượng công việc, thậm chí cả thái độ làm việc của nhân viên thuê ngoài cũng phần nào ảnh hưởng đến bộ mặt của công ty. Nghiêm trọng hơn, kết quả công việc của họ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình, quyết định danh tiếng của công ty về lâu dài sẽ lên hay xuống.
Công ty dịch vụ uy tín, chất lượng sẽ giúp nâng cao trải nghiệm của doanh nghiệp
Một trong những cách giảm thiểu rủi ro chính là một công ty dịch vụ uy tín, chất lượng và có nhiều năm trong lĩnh vực này. Nếu mà gặp phải một bên không có đủ tầm, lại còn thiếu chút tâm thì có thể sẽ rất tệ. Có thể rủi ro đến mức bị phá sản.
Công ty dịch vụ uy tín, chất lượng sẽ giúp nâng cao trải nghiệm của doanh nghiệp
Có thể thấy, việc tự tuyển dụng nói chung và tuyển dụng vị trí lễ tân nói riêng, thì quá trình tự tuyển hoặc sử dụng công ty dịch vụ nhân sự đều sẽ có những ưu và nhược điểm riêng của nó.
Vì thế, một người quản lý nhân sự chuyên nghiệp sẽ cân nhắc các nguồn lực của công ty cũng như nhu cầu của tổ chức để đưa ra quyết định tối ưu nhất. Hy vọng bài viết từ Jolie Siam có thể góp phần đem thông tin thú vị đến cho bạn!
Giải quyết toàn bộ nỗi bận tâm của doanh nghiệp khi thiếu vắng lễ tân chuyên nghiệp
Dịch vụ lễ tân trọn gói tại Jolie Siam
Giúp doanh nghiệp tiếp đón khách hàng theo cách chuyên nghiệp nhất và mang đến dịch vụ tốt nhất cho nhân viên nội bộ, hạng mục bao gồm:
Mong là sau những chia sẻ của Jolie Siam thì bạn đã đúc kết được một chút kinh nghiệm phục vụ cho công việc của mình trong tương lai. Nếu bạn cần Jolie Siam chia sẻ thêm thông tin về các giải pháp nhân sự toàn diện, hãy liên hệ với Jolie Siam hoặc gửi email trực tiếp đến sales@joliesiam.com nhé.
Chúc bạn có một ngày vui vẻ và tràn ngập ánh nắng.
Mailing Address: Tầng 16, Tòa nhà Saigon Tower, 29 Lê Duẩn, P. Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
J-Home Office: 58/26/6 Phan Chu Trinh, P. 24, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh