fbpx

Vì sao công ty bạn cần tuyển lễ tân văn phòng chuyên nghiệp?

Nhân viên lễ tân là người hiểu biết một chút về mọi thứ. Lễ tân luôn chào đón khách hàng, và hướng dẫn theo mong muốn của họ. Dĩ nhiên, bộ phận lễ tân luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi chung qua điện thoại và email, đưa ra các giải pháp nếu có thể và chuyển phần còn lại cho nhân viên thích hợp. 

Lễ tân còn giám sát các diễn biến quan trọng, bao gồm cả việc nhận gói hàng đến, và thông báo cho bộ phận khách tiếp nhận. Nhưng tầm quan trọng thực sự của cô ấy vượt ra ngoài những nhiệm vụ cụ thể của cô ấy. Cô ấy là sợi dây thống nhất của công ty và theo nhiều cách, là bộ mặt của công ty.

Vì sao cần tuyển nhân viên lễ tân văn phòng?

Lễ tân văn phòng – Ấn tượng đầu tiên

Lễ tân là BỘ MẶT của doanh nghiệp khi tiếp xúc đầu tiên với khách hàng. Năng lượng, sự tích cực, thái độ và cả kiến ​​thức của nhân viên lễ tân được coi là của toàn bộ tổ chức. Khách hàng ở đó không nói với cá nhân, mà đang nói với chính tổ chức.

Bộ phận lễ tân giống như cánh cổng của mỗi doanh nghiệp, khách hàng sẽ đến và nhìn; sau đó quyết định xem họ có cần vào trong nhà hay không.

Vì sao cần tuyển nhân viên lễ tân văn phòng?

Những điều làm nên sự quan trọng của nhân viên lễ tân

1.1. Lễ tân chính là ấn tượng đầu tiên đối với khách hàng

Lời chào và sự đón tiếp đến từ phía công ty thường bị bỏ quên. Tuy nhiên, rõ ràng mỗi chúng ta đều chỉ có một cơ hội duy nhất để tạo ấn tượng ban đầu đến người đối diện.

Khu vực tiếp tân là phần mở đầu cho hình ảnh của tổ chức. Theo lẽ tự nhiên, không khí của khu vực lễ tân và nhân viên lễ tân phải phản ánh các giá trị nghề nghiệp mà tổ chức hướng tới để thể hiện trong công chúng.

Vì sao cần tuyển nhân viên lễ tân văn phòng?

Ấn tượng đầu tiên đến từ bộ phận lễ tân của doanh nghiệp

Một nhân viên lễ tân có trình độ tốt và chuyên nghiệp, không chỉ gây ấn tượng với khách hàng mà còn đơn giản hóa một loạt các hoạt động thông thường. Điều phối các hoạt động công ty khác một cách dễ dàng và tinh tế.

“Bạn chỉ có MỘT cơ hội để tạo ẤN TƯỢNG ĐẦU TIÊN.”

1.2. Lễ tân giúp bộ máy doanh nghiệp hoạt động trơn tru

Ngoài việc nhìn nhận rằng lễ tân thực sự quan trọng với doanh nghiệp. Lễ tân còn giúp đỡ doanh nghiệp trong chính việc vận hành và điều phối công việc sao cho dễ dàng nhất.

Chúng ta buộc phải nhìn nhận rằng, lễ tân là vị trí nắm hầu hết những vấn đề của công ty; từ bé đến lớn. Hầu hết nhân viên tập trung vào công việc của họ và thường không cần biết những gì đang diễn ra ở những nơi khác trong công ty.  Với lượng thông tin bộ phận lễ tân nắm được giúp cho mọi việc vận hành và phân bổ công việc cực kỳ thuận lợi.

Vì sao cần tuyển nhân viên lễ tân văn phòng?

Hỗ trợ và thực hình công việc được giao giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru

Ngoài việc đón nhận thông tin một cách chủ động và chất lượng, các công việc được giao phó và lời nhờ vả đến từ các bộ phận cũng sẽ nhanh chóng được giải quyết. Sẽ không có khoảng thời gian nào bị bỏ phí. Dĩ nhiên, mọi việc đều đảm bảo được thực hiện chỉnh chu, chuyên nghiệp.

Trong một số trường hợp, bộ phận lễ tân thậm chí có thể hỗ trợ nhiều nhân viên cấp cao hơn trong công việc của chính họ, học hỏi công việc của họ một cách chuyên sâu hơn và trở thành một triển vọng tốt cho sự thăng tiến cuối cùng.

1.3. Lễ tân là cầu nối gắn kết mọi người

Bộ phận lễ tân không chỉ là bộ mặt doanh nghiệp, gắn kết với khách hàng. Mà còn là “trụ sở thông tin” của khắp công ty. Không chỉ là một người nắm bắt thông tin trong công ty. Bàn lễ tân là nơi tiếp nhận, xử lý và xác thực thông tin một cách cực nhanh chóng và chính xác.

Chính điều này làm khách hàng đến gần với doanh nghiệp hơn. Và cũng khiến bộ phận lễ tân trở nên cực quan trọng – là cánh tay đắc lực cho các phòng ban. Bởi họ hiểu quy trình và có một sự quen thuộc nhất định với tất cả các phòng ban.

Vì sao cần tuyển nhân viên lễ tân văn phòng?

Hoạt ngôn, linh động và tinh tế giúp ích rất nhiều cho vị trí lễ tân

Việc này khiến lễ tân khá có giá trị trong vai trò trợ lý giúp giải quyết các công việc chung xung quanh văn phòng cần làm hơn bao giờ hết. 

“Gắn kết không chỉ đến từ khách hàng, mà còn là sự kết nối trong chính ngôi nhà chung mang tên công ty bạn”

2. Những khó khăn thường gặp đối với vị trí nhân viên lễ tân văn phòng

Đọc đến đây thì hẳn rằng bạn đã hiểu lễ tân quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp. Lễ tân không chỉ đơn thuần là một chức vụ, nó còn là bộ mặt của doanh nghiệp, là ấn tượng ban đầu với bất kỳ ai khi đặt chân đến công ty.

Nhưng câu hỏi nhức nhối ở đây chính là khó khăn trong chính việc tuyển dụng.

2.1. Tuyển mãi không được người phù hợp

Việc tìm kiếm một lễ tân phù hợp với doanh nghiệp về văn hóa, phong cách dĩ nhiên rất khó. Nhưng mà chỉ đơn thuần là tìm một lễ tân thông thường nhưng lại không có được những tiêu chí mà doanh nghiệp cần thì cũng không ổn.

Người phù hợp thì quá khó khăn để tìm kiếm, người sẵn có thì lại không phù hợp. Nếu trong trường hợp không thực sự quá gấp gáp thì đừng giữ chân một người không phù hợp. Con đường về lâu dài sẽ khiến cho cả phía doanh nghiệp và cả bạn không thể phát triển.

Vì sao cần tuyển nhân viên lễ tân văn phòng?

Không phải cứ giỏi nhất là tốt nhất. Phải phù hợp nữa

2.2. Tuyển xong lại phải nghĩ - vấn đề nhức nhối “giữ chân nhân viên”

Lễ tân là vị trí khá là yêu cầu về sự chỉnh chu, tươi trẻ và năng động. Những yếu tố đó sẽ xuất hiện ở những bạn trẻ còn đầy nhiệt huyết. Nhưng khi lựa chọn tuyển dụng những bạn như thế bản thân lại buộc phải nghĩ nhiều hơn về việc giữ chân.

Nhiệt huyết trong bạn sẽ luôn thúc đẩy bạn không ngừng phát triển và tiến xa hơn. Trong khoảng 6 tháng – 1 năm, khi trải nghiệm đủ và bạn cảm thấy ở doanh nghiệp không thể giúp bạn tiến xa hơn thì bạn sẽ đi. Cụ thể là nhảy việc qua một doanh nghiệp khác tiềm năng hơn cho sự phát triển của bạn.

Vì sao cần tuyển nhân viên lễ tân văn phòng?

Tìm được người phù hợp đã khó, giữ được họ cạnh mình càng khó hơn

Việc này sẽ khiến doanh nghiệp mất đi nhân lực phù hợp với công ty. Mất thời gian tìm kiếm và training lại cho một đợt nhân viên khác. Vốn dĩ việc tìm đã khó, nay còn phải bận tâm về lộ trình phát triển, giữ chân các bạn.

2.3. Trái ngành và phải đào tạo lại

Về bản chất thì lễ tân yêu cầu nhiều hơn về mặt kỹ năng mềm, thái độ. Cho nên là lễ tân không nhất thiết phải học chuyên ngành thì mới có thể tham gia vị trí này. Đổi lại với việc bạn không có quá nhiều về mặt kiến thức chuyên môn thì thái độ cầu tiến, ham học hỏi cùng kỹ năng ngoại ngữ đã giúp bạn có vị trí đứng trong ngành.

Tuy nhiên, đây là trở ngại đối với phía doanh nghiệp.

Vì sao cần tuyển nhân viên lễ tân văn phòng?

Đào tạo là chuyện hiển nhưng nhưng đào tạo lại hoàn toàn thực sự rất cực

Bản thân doanh nghiệp đã buộc phải lựa chọn đổi thời gian training để mang một bạn lễ tân trái ngành phù hợp với văn hoá, sức trẻ và đam mê của bạn đối với vị trí này. Việc đánh đổi này sẽ tiêu tốn kha khá thời gian training, tăng thời gian thử việc và cả nhân lực theo sát, hỗ trợ bạn nữa!!!

2.4. Nghỉ off, nghỉ phép, nghỉ bệnh, nghỉ tết….

Dù biết vị trí lễ tân luôn phải xuất hiện và không được phép vắng. Nhưng mà trong thực tế thì ai cũng cần có ngày phép, hay bạn có việc bận đột xuất và buộc phải nghỉ thì bàn lễ tân sẽ bị trống.

Và công ty thông thường cũng sẽ không có vị trí backup ngay lập tức. Dĩ nhiên cũng không được phép để bàn lễ tân trống ở bất cứ lúc nào. Tuyển thêm chỉ để backup thôi thì có vẻ tốn kha khá chi phí cho việc vận hành, thời gian tìm và training v.v.

Vì sao cần tuyển nhân viên lễ tân văn phòng?

Nghỉ phép, nghỉ bất ngờ sẽ khiến bàn lễ tân bị trống mà không lường trước được

3. Sử dụng dịch vụ trọn gói - một giải pháp mới có thể bạn chưa biết

Thấu hiểu được tâm tư của chủ doanh nghiệp, dịch vụ Dịch vụ tuyển dụng nhân viên lễ tân văn phòng trọn gói ra đời. Nhắm thỏa mãn và giải quyết các mối bận tâm từ phía khách hàng.

1. Cung cấp đội ngũ nhân viên đã được training bài bản

2. Giải quyết tình trạng thiếu vắng tại bàn lễ tân

3. Vấn đề giữ chân không còn là gánh nặng từ doanh nghiệp

4. Luôn có kế hoạch dự phòng cho mọi vấn đề

5. Tiết kiệm chi phí: thời gian, nhân lực, tiền bạc

 

Xem thêm:

Vì sao cần tuyển nhân viên lễ tân văn phòng?

Jolie Siam – Giải quyết mọi vấn đề bạn gặp phải

Dịch vụ lễ tân trọn gói tại Jolie Siam

Giúp doanh nghiệp tiếp đón khách hàng theo cách chuyên nghiệp nhất và mang đến dịch vụ tốt nhất cho nhân viên nội bộ, hạng mục bao gồm:

  • Tuyển dụng và thay thế
  • Học tập và Phát triển
  • Lương thưởng & Phúc lợi
  • Dự phòng liên tục
  • Giữ chân nhân viên
Vì sao cần tuyển nhân viên lễ tân văn phòng?

Về cơ bản thì lễ tân là bộ phận gặp và trao đổi trực tiếp với khách hàng đầu tiên. Chính vì điều đó mà việc cân nhắc, đảm bảo rằng bàn lễ tân luôn hoạt động một cách chỉnh chu và chuyên nghiệp sẽ là điểm cộng cực lớn cho doanh nghiệp.

Mong là sau những chia sẻ của Jolie Siam thì bạn đã đúc kết được một chút kinh nghiệm phục vụ cho công việc của mình trong tương lai. Nếu bạn cần Jolie Siam chia sẻ thêm thông tin về các giải pháp nhân sự toàn diện, hãy liên hệ với Jolie Siam hoặc gửi email trực tiếp đến happy@joliesiam.com nhé. 

Chúc bạn có một ngày vui vẻ và tràn ngập ánh nắng.

Liên lạc ngay!